Hemos querido dedicar el primer post del año a unos de nuestros productos estrella: Viafirma Inbox, nuestra agenda de firmas electrónicas que permite la visualización, validación, firma y custodia de todo tipo de documentos en formato digital. Una solución muy útil especialmente para aquellos entornos donde se trabaja con mucha documentación o donde la movilidad sea un factor clave.
Para que puedas ver la usabilidad de este producto, hoy te traemos algunos de los casos de éxito de Viafirma Inbox, en fundaciones encargadas de investigación en el sector de la salud.
¿Qué es Viafirma Inbox?
Viafirma Inbox es un portafirmas electrónico. Es decir, hace las veces del portafirmas tradicional en el que guardábamos todos los documentos que teníamos pendiente de revisar pero en formato digital.
Dada su naturaleza, facilita la gestión de los documentos pendientes de firma o supervisión, organizando el flujo de trabajo gracias a la delegación de firmas. Esto es especialmente importante en procesos en los que haya muchas partes involucradas o donde la estructura jerárquica de la toma de decisiones esté muy bien definida.
La interface de usuario que tiene es muy similar a la de cualquier cuenta de correo web, por lo que es muy fácil de utilizar, cómodo y rápido.
¿Cómo puede ayudar a ser más eficiente?
A mayor responsabilidad, mayor es la necesidad de aprender a delegar, puesto que solo de esta manera se construye un equipo que pueda llevar al éxito. A través del sistema de delegación de firmas, Viafirma Inbox permite que diferentes tareas puedan ser asignadas a cualquier persona del equipo.
Igualmente, permite que previa revisión de la persona a la que hayamos nombrado responsable, podamos firmar electrónicamente todos los documentos con un solo clic, con la misma validez que si fuera de tu puño y letra.
En el campo de la investigación científica, donde el sistema de trabajo suele estar bastante jerarquizado y la supervisión de cualquier documento juega un papel esencial, estos sistemas de delegación de firma, permiten agilizar proceses que de otra manera serían tan largos que finalmente la investigación quedaría obsoleta. Es por lo que cada día más instituciones confían en nuestra solución: Viafirma Inbox.
Viafirma Inbox y las Instituciones: Casos de Éxito
Las instituciones relacionadas con la investigación requieren el trabajo con gran cantidad de información y por su naturaleza, normalmente cuentan con un volumen de documentos alto. El adecuado procesamiento de los mismos, así como la puesta en marcha de muchos trámites burocráticos, hace que en muchos casos, la información quede incluso obsoleta y en muchos casos esto se traduce en pérdida de recursos.
Cada día son más las fundaciones que descubren que a través de la digitalización de algunos de sus procesos, ahorran tiempo y dinero. Actualmente, son tres las fundaciones que han optado por las soluciones de Viafirma para transformación digital:
Fundación Puerta del Hierro
El Instituto de Investigación Sanitaria Puerta de Hierro de Majadahonda (IIS) es una estructura de investigación fruto de la colaboración de varias instituciones, entre las que destacan la Universidad Autónoma de Madrid y el Hospital Universitario Puerta de Hierro, con el objetivo de potenciar actividades de investigación conjuntas desarrolladas por investigadores provenientes de diferentes hospitales y universidades.
Generan un elevado número de documentos, fruto de sus investigaciones y ensayos médicos, con la dificultad burocrática añadida de que este tipo de contratos confidenciales deben contar con la aprobación de hasta 4 o 5 firmantes.
Por ello necesitaban una herramienta que les permitiera agilizar sus trámites, eliminar el papel y mejorar los tiempos en la gestión de las firmas de sus contratos. Además, para la elaboración de algunos de sus trabajos y la firma de sus contratos requerían un elevado nivel de confidencialidad y la posibilidad de firmar a distancia, accediendo a los documentos a través de la nube.
Para todo ello decidieron confiar en Viafirma Inbox. Con esta estrategia, la gestión de los flujos (trámites y contratos) de una manera mucho más ágil y cómoda gracias al diseñador de flujos de trabajo que incorpora la herramienta que permite gestionar y crear los documentos de manera visual (Drag and Drop).
Una vez creado el flujo, cada uno de los firmantes recibe una notificación por correo electrónico a través de la cual pueden acceder (sin importar el dispositivo) directamente a la petición de firma para poder llevarla a cabo con su certificado electrónico.
Cuando todos los participantes completan la petición, además de recibir una notificación pueden acceder a su bandeja de peticiones completadas y descargar o consultar el documento firmado.
FIIBAP
La Fundación para la Investigación Biomédica en Atención Primaria (FIIBAP), nace con el objetivo de promover la investigación y la innovación científico-tecnológica en el campo de la atención primaria. Además, promueve el uso de este tipo de servicios en todos los centros adheridos al Servicio Madrileño de Salud.
Dependiendo directamente de la Dirección General Planificación, Investigación, y Formación, FIIBAP, es un instrumento para los investigadores de cara a enriquecer el campo de la investigación.
Como es de esperar y más en una fundación asociada a la investigación, la cantidad de documentos que maneja FIIBAP es muy elevada, de tal forma que en algunos casos, puede incluso afectar a la productividad y la gestión.
Es por ello por lo que FIIBAP ha decidido dar un paso más en su transformación digital, sustituyendo el proceso físico de firma de documentos por la tramitación de dicho proceso en formato digital, acudiendo a Viafirma para la implantación de la solución, optando por Viafirma Inbox en su versión en la nube.
Ya pueden firmar todo tipo de documentos de forma digital, permitiendo, además, el uso de distintas tipologías de firma: firma en serie (cascada), firma en paralelo, líneas de firma y da la opción de visto bueno también. Así, FIIBAP consiguió una solución totalmente adaptada a sus necesidades y con una interfaz completamente adecuada a esta fundación con una amplia gama de ventajas.
IDIVAL
IDIVAL promueve y desarrolla la investigación y la innovación en el entorno biosanitario de Cantabria que tiene como epicentro al Hospital Universitario Marqués de Valdecilla, con vocación de buscar soluciones a los problemas de salud y de contribuir al desarrollo científico, docente, social y económico.
La fundación IDIVAL, se encuentra en pleno proceso de desarrollo y, como sucede en otras entidades relacionadas con la investigación, la cantidad de documentación y trámites que necesitan ser realizados son muy altos, afectando en parte a la productividad.
Es por ello por lo que IDIVAL decidió dar un paso más en su transformación digital, sustituyendo el proceso físico de firma de documentos por la tramitación de dicho proceso en formato digital usando Viafirma Inbox, bandeja de firmas electrónicas, reconocida por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, con el objetivo de reducir el tiempo y mejorar la gestión de su documentación interna, también en su versión en la nube.
En los tres casos han optado por Viafirma Inbox por las ventajas que aporta. Algunos ejemplos son:
- Ahorro de tiempo y de costes de gestión.
- Mayor seguridad e integridad de los documentos.
- Mayor eficacia mediante la mejora de la gestión interna.
- Agiliza los procesos internos
- Centralizador de tareas de la empresa.
- Capacidad para recuperar documentos originales.
- Seguimiento de los estados de procesos de firma en cada momento.
Además de las ventajas comentadas en los casos anteriores, permite la clasificación de firmas de acuerdo a su importancia: nueva, en espera, pendientes, rechazadas, caducadas, personalizadas… Destacar también que soporta los formatos de firma más extendidos: PAdES (firmas PDF) y XAdES (firmas XML). Una solución totalmente adaptada a las necesidades de IDIVAL, con una interfaz completamente adaptada a esta fundación y que ofrece una amplia gama de ventajas.
¿Qué te han parecido los casos de estas fundaciones? Os mantendremos informados de todos los detalles de cada uno de estos proyectos.
¡Hasta la semana que viene!