La transformación digital está empujando que cada día más las empresas se centren en la constante optimización de cada uno de sus procesos con el fin de ser más productivos, eficientes y por consiguiente, más competitivos a la vez que se ofrecen mejores productos y servicios. La firma digital es una de esas herramientas que las nuevas tecnologías ponen a nuestra disposición para hacer que los procesos de gestión y burocráticos sean más rápidos y sencillos. En este artículo te contamos cómo nuestra solución Viafirma Documents usa la firma digital y por qué es tan beneficiosa para tu empresa.
Estamos inmersos en una época en la que la gestión de las empresas está pasando por la transformación digital. Ese proceso que busca aprovechar la tecnología actual e interiorizarla dentro del sistema y la cultura empresarial, duplicando el modelo de negocio físico en el entorno digital.
La transformación digital es algo que poco a poco todas las empresas en mayor o menor medida están tomando consciencia de la importancia que tiene su correcta implementación. Sin embargo, aún falta mucho por hacer, puesto que como se refleja en el informe del instituto de la economía digital de ESIC, hay una brecha importante entre lo que las empresas y empresarios dicen y lo que en realidad hacen.
Como ya adelantábamos en la entradilla, un elemento esencial para la digitalización de procesos que requieran la firma de alguna de las partes es precisamente la firma digital y Viafirma Documents es la solución perfecta para aquellas empresas que tengan necesidades de movilidad, altos volúmenes de firma etc. Empezamos.
El caso de Viafirma Documents: ¿Qué es y cómo funciona?
Viafirma Documents es una aplicación en la nube que permite la firma de documentos de forma digital sin necesidad de imprimir o escanear el documento físico. En función del dispositivo desde el que se vaya a firmar, permite el uso de firma digitalizada o biométrica o de firma cualificada. Además, al encontrarse en la nube, no tiene la necesidad de implementación y gestión que otras soluciones podrían requerir.
Funciona como una pasarela entre el back office de la empresa y el usuario final. Dentro de esta se incluyen los componentes de firma, backend para la gestión integral del servicio y la personalización de la app cliente para iOS, Android y Windows.
Cuenta con varios canales de entrada para los documentos que necesitan ser firmados: un PDF generado por un tercero, una nube de datos junto al identificador de plantilla que se convierte en un archivo PDF, un formulario en el que se introducen los datos necesarios y se genera el documento para firmar y, por último, el método mixto que combina los dos anteriores (nube parcial de datos más un formulario para solicitar más).
Así, esto permite firmar tanto documentos a distancias como de forma presencial, en cualquier dispositivo, lo cual aporta una mayor movilidad a las partes implicadas en este proceso.
El concepto de firma universal busca la máxima compatibilidad con todos los dispositivos posibles. Este, a su vez, nace de la filosofía de la Neutralidad Tecnológica, que es “la libertad de los individuos y las organizaciones de elegir la tecnología más apropiada y adecuada a sus necesidades”.
El objetivo de la firma universal es colocar al usuario en el centro y darle todas las facilidades posibles para que sea él quien elija cómo desea utilizarla. Por lo tanto, la firma universal puede ser usada, de manera indiferente y con la misma efectividad, en cualquier dispositivo, cualquier sistema operativo y cualquier lugar.
La firma electrónica tiene la misma validez legal que una manuscrita, pero esta solución también incluye una serie de evidencias biométricas que pueden ser asociadas según las necesidades del usuario: captura de fotografías (como pasaportes o nóminas), captura geo posicional, captura de hora oficial y captura de datos biométricos (huella dactilar con aquellos dispositivos que tengan un lector compatible para tal función).
¿Qué ventajas tiene la firma electrónica de documentos?
- Reducción del uso de papel
- Ahorro de tiempo en la gestión
- Evitar retrasos
- Reducir desplazamientos
- Mejora de la gestión documental
Una de las principales ventajas que tiene utilizar Documents es la movilidad. Tradicionalmente, la firma de documentos tenía que efectuarse en la misma habitación y donde tenía que coincidir todos los interesados. Gracias a esta tecnología, estas reuniones no son necesarias, ya que eres libre de este tipo de restricciones. Se puede firmar cuándo y dónde quieras.
Esto supone también un considerable ahorro de tiempo para todas las partes, puesto que no es necesario realizar desplazamientos ni esperar largas colas para realizar ciertos trámites. Esto último era especialmente necesario en la relación con la Administración Pública, cuyas trabas burocráticas suelen ser motivo de queja.
La Administración electrónica busca solucionar este tipo de problemas para hacer que estos procesos sean más sencillos y rápidos, sin ocasionar tantas molestias al ciudadano. Todo esto es posible gracias a la firma electrónica, que permite identificar al usuario y este dar su consentimiento sin necesidad de desplazarse.
El ahorro para las empresas no es únicamente en tiempo, que ya de por sí es algo muy valioso en el mundo actual, sino en costes y recursos. Este es uno de los principales motivos por los que los negocios están aceptando e implementando la digitalización, y es que supone un ahorro considerable a final de año en papel y tareas administrativas.
No solo repercute en lo económico, ya que la organización de lo digital es mucho más eficiente, por lo que resulta una forma de gestión que permite archivar y encontrar documentos de manera más rápida y sencilla, evitando posibles pérdidas de archivos importantes y ahorrando mucho espacio en las oficinas de quienes los usan.
Documents es una herramienta muy versátil que puede utilizarse en multitud de sectores. Por ejemplo, sus principales ventajas encajan perfectamente con el sector de los laboratorios, uno que está muy burocratizado y que requiere de muchas autorizaciones y proceso de aprobación, que pueden terminar perjudicando el trabajo. Y otros como recursos humanos, abogacía, empresas de distribución, retail, negocios en expansión, empresas que cierran muchos negocios en ferias y viajes comerciales, etc.
La movilidad que aporta la solución permite que las aprobaciones no retrasen más de lo necesario todo el proceso. Además, el motor de notificaciones push posibilita que la persona responsable reciba una notificación en el mismo instante que el documento está listo para firmar (o que la otra parte ya lo ha firmado).
En definitiva, Viafirma Documents es una solución integrada dentro de la transformación digital y la digitalización, dos procesos cuya adopción va a ser obligatoria en unos pocos años (debido al aumento de la competitividad de las empresas que lo hacen) y su aceptación en la actualidad queda fuera de toda duda.
Con todo esto, esta solución ofrece a sus usuarios todas las ventajas de la movilidad y todo lo que deriva de esta y trabajar de forma digital, como el ahorro de tiempo, costes y recursos y el incremento de eficacia general de la empresa.