¡Bienvenidos a la digitalización! Si estás leyendo esto, es porque perteneces al sector de las PYME y estás planteando actualizar tu empresa al siglo XXI con la firma electrónica. Déjame mostrarte las ventajas de la firma electrónica, sus inconvenientes, cómo te puede ayudar a reducir costes y cómo aprovechar la firma electrónica en tu PYME.
Cuáles son las principales ventajas de la firma electrónica
Vamos al grano. La principal de las ventajas de la firma electrónica es su capacidad de agilizar los trámites de tu empresa. ¿Cómo, te preguntas? Simple. Te permite indicar un orden en el que los documentos se firman y estos irán solos en orden a los firmantes. Se acabó el tener que estar encima de nadie para que firme cualquier documento. Automatizas la firma, programas los recordatorios y te olvidas.
Esta capacidad de poder automatizar ciertos procesos te permitirá agilizar trámites internos y externos y, mejor aún, permite una escalabilidad más rápida de tu modelo de negocio. Total, ¿qué más le da a la máquina 3 que 300 firmas? Tardará lo mismo en enviarlos y tú te puedes dedicar a tu negocio tranquilamente (que ya tienes bastante entre manos).
Entendemos que pueda haber muchas dudas con la validez legal de estos documentos firmados, pero esto ya está todo implementado (al menos para nuestros servicios). En Viafirma cumplimos con todos los requisitos legales del Reglamento elDAS. Este certificado es válido en la UE, EEUU, Canadá y Latinoamérica (te lo contamos en más profundidad en esta publicación sobre la legalidad de la firma electrónica).
Con este sistema no tienes que preocuparte por problemas con la autenticidad de tus documentos (el sistema evita la posibilidad de fraudes) y asegura siempre la confidencialidad de tus acuerdos, al fin y al cabo, cualquier firma siempre quedará entre el que la envía y los firmantes. Nadie más verá tu información sensible.
Si no eres especialmente ágil con la tecnología, la firma electrónica puede ser un problema, pero no te preocupes que tenemos en producción una buena tanda de videotutoriales de firma digital para que te puedas especializar en firma digital en 5 vídeos rápidos. Si aun así prefieres algo más humano, te podemos hacer una demo y te resolvemos tus dudas.
Otra preocupación que puedes tener a la hora de preservar tu firma digital son los ciberataques. Y si te roban la firma, ¿qué destrozo le pueden hacer a tus finanzas? Si tan solo hubiera un sistema para guardar tu certificado en la nube para que no te lo pueda tocar el típico hacker de 16 años… ¿Conoces nuestra solución de Fortress?
Así qué, ¿qué piensas?, ¿te convencen las ventajas de la firma electrónica?
¿Cómo reduce la firma electrónica los costes de las PYME?
Ya has visto las diferentes ventajas de la firma electrónica. Pero la mejor ventaja de cualquier sistema es la de ahorrar. Así es cómo te puede ayudar:
- Puedes reducir el coste del papel. Sí, a priori no parece un coste increíble de compra y hay hasta cierto nicho de usuarios que quieren mantener el papel, pero aquí no hablamos de un libro para tu biblioteca, aquí hablamos de cientos de papeles de documentos firmados que tienes que guardar y clasificar en tus oficinas, reduciendo el espacio y con el consiguiente recorte del coste de instalaciones y del tiempo que supone ponerse a buscar un papel que has perdido.
- El papel merma la escalabilidad de tu empresa, pues cuanto más factures, más folios impresos tendrás que tener rondando. ¡Olvídate de la impresora y de sus problemas, pásate a la firma digital!
- También verás reducido el coste de los desplazamientos. Y no nos referimos justo a moverte a la oficina de nadie, que también, hablamos de desplazamientos por carretera para cerrar grandes acuerdos, hablo de los costes de estancia. Sí, puede que muchos prefieran el contacto cercano para cerrar grandes contratos, pero también puedes realizar esa misma firma en tu tablet o ordenador. Nada de llevar a la reunión folios desperdigados. Hoy mismo puedes blindar tu empresa ante la próxima pandemia con el mundo digital.
¿En qué circunstancias puedes usarla en tu empresa?
Tras todas las ventajas de la firma electrónica mencionadas, muchos aún se preguntan cómo aplicar esta herramienta en el día a día. Estos son los principales usos:
- La administración interna de tu empresa: podrás delegar tareas de firma de presupuestos y solicitudes con la misma validez jurídica, no tendrás que encargarte personalmente de la búsqueda de ayudas y suscripción a las mismas. Ya lo decía Stephen R. Covey – “Si delegamos la responsabilidad a personas aptas y adiestradas podremos dedicar nuestras energías a otras actividades importantes, lo que nos permite avanzar y desarrollarnos”.
- RRHH podrá hacerse cargo de los contratos, consentimientos y acuerdos a distancia con la máxima velocidad, pudiéndose centrar en el bienestar de los trabajadores y en la eficiencia de su trabajo.
- La situación del trabajo desde casa la añadimos al final, pues sabemos que es un tema delicado con muchos detractores, pero los beneficios están ahí. Permite que puedas contratar y poner a trabajar sin la necesidad de moverse a un solo punto a personas de todo el globo.
Te será más o menos útil en tu día a día, pero las ventajas de la firma electrónica son numerosas. La firma electrónica es el presente y nunca sobra conocer nuevas herramientas.