¿Conoces las ventajas de la firma digital en cada departamento de tu empresa? Sin duda, la agilización de los procesos de firma son procedimientos clave para iniciar el proceso de transformación digital en tu empresa.Por eso, la firma digital, al igual que otras herramientas, debe estar presente en la mayoría de las áreas de una organización. No es suficiente con que un único departamento la utilice, sino que todos deben aplicarla para sacarle el máximo provecho posible. Vamos a detallar cómo afecta la integración de esta solución digital dentro de una entidad y qué funciones y beneficios puede aportar a cada departamento.
Departamento de Recursos Humanos
Las empresas deben firmar documentos como contratos, acuerdos de confidencialidad, nóminas, pólizas o bajas laborales. En ocasiones, además de Recursos Humanos, otros departamentos están involucrados en esta gestión, y la firma digital facilita la agilización de estos procesos, evitando retrasos en caso de ausencia de responsables.Esta simplificación es especialmente útil para empresas de gran tamaño y franquicias internacionales, que a menudo lidian con procesos más burocráticos, permitiendo que no sea necesario estar físicamente presente en cada trámite.Según un estudio de Incipy, el 79% de las empresas encuestadas ha iniciado o avanzado significativamente en la transformación digital, destacando la importancia de este cambio, especialmente en el departamento de Recursos Humanos, para la mayoría de las organizaciones.
Departamento comercial
La firma digital de documentos se ha convertido en una gran solución para departamento de ventas, quienes manejan cada día cientos de documentos que deben ser firmados rápidamente para cerrar una venta. Además, el papel tiene una serie de desventajas asociadas, especialmente cuando se tratan de cuestiones importantes para el negocio:
- Viafirma Documents, una solución paperless
Viafirma Documents permite firmar todos estos documentos desde el mismo dispositivo, sin necesidad de imprimir ni de pasar por largos procesos de envíos entre las personas involucradas.
Departamento financiero
- La gestión financiera en una empresa se lleva a cabo a través del departamento de finanzas, que diariamente maneja diversos documentos como facturas, presupuestos y previsiones de gastos. Debido a la delicadez de estas cuestiones, que implican a personas de diferentes niveles jerárquicos, las autorizaciones a veces se estancan al pasar de un departamento a otro. En este contexto, nuestra herramienta agiliza estos procesos al permitir la firma digital con apenas unos clics.
Adicionalmente, esta solución digital proporciona una garantía legal equivalente a la firma tradicional, siendo legalmente vinculante y aceptable como prueba válida ante tribunales. Cumple con todos los requisitos de firma electrónica avanzada, respaldados por el reglamento eIDAS (EU 910/2014) aplicable en toda la Unión Europea.
Departamento de distribución
Los trabajadores de la distribución, que suelen estar en constante movimiento, experimentan notables beneficios de la movilidad proporcionada por la firma centralizada. Gracias a Viafirma Fortress, el propietario del certificado no necesita llevarlo consigo constantemente, ya que está almacenado de forma segura en la nube, siempre accesible y sin riesgo de pérdida.Adicionalmente, la firma digital ofrece una mayor seguridad jurídica al capturar detalles más precisos que la firma manuscrita, incluyendo:
- La hora
- Lugar de rubrica
- Otras evidencias técnicas o biométricas que hacen irrepudiable el acto de recogida y la identidad del receptor
Incluso se puede mejorar el proceso de control de entregas gracias a herramientas como Viafirma Documents, ya que cuenta con la opción de monitorizar en tiempo real dónde se ha realizado la firma.
Equipo directivo
Conforme se escala en la jerarquía de la empresa, las responsabilidades y la carga de trabajo aumenta proporcionalmente. Por eso, en lo más alto de la pirámide, el tiempo es uno de los recursos más importantes.
La delegación de tareas es una actividad primordial en este tipo de puestos, en los cuales el tiempo es oro y necesitan ayuda de otros empleados para aligerar su carga de trabajo y centrarse en las responsabilidades de mayor importancia que sólo él puede desempeñar.
El CEO de cualquier empresa tiene la obligación de firmar una buena cantidad de documentos al día y probablemente no tenga suficiente tiempo para hacerlo. Por eso, la delegación de firma resulta extremadamente útil, casi necesaria, para que el secretario o secretaria, u otro cargo de confianza puede hacer uso de su rúbrica sin necesidad de que esté presente.
Viafirma Inbox, la solución para los departamentos de tu empresa
Viafirma Inbox es una herramienta específicamente diseñada para la delegación de firma. Se trata de un portafirmas para organizar las rúbricas delegadas, en el que se pueden establecer diversos niveles de permisos para cada persona:
- Revisión: El usuario delegado puede ver las tareas pendientes establecidas por el delegante, ordenarlas, escribir comentarios, etcétera.
- Visto bueno: Además de lo anterior, el usuario también puede dar el visto buenos antes de que se complete una solicitud
- Firma: además de lo anterior, el usuario cuenta con los permisos de utilizar la firma electrónica delegada.
En definitiva, la transformación digital resulta esencial a día de hoy para mantenerse competitivo en el mercado. Herramientas como las que ofrece Viafirma ayudará a mejorar el rendimiento de tu empresa. Además, la firma digital deberá aplicarse en la totalidad de la empresa, de manera conjunta e integrada en su cultura. Tal y como queda demostrado, cada una de las partes y de los departamentos de cualquier compañía pueden verse beneficiados.