La validez de la firma digitalizada es un tema cada vez más relevante en nuestro día a día. Se emplea en múltiples situaciones, como en la mensajería, la recepción de mercancías o la firma de partes de accidentes, facilitando tanto a usuarios como a empresas la formalización de documentos. Además, contribuye a la sostenibilidad al reducir el uso de papel. Sin embargo, ¿su uso es completamente válido en un proceso legal? A continuación, abordamos esta cuestión.
¿Qué es una firma digitalizada?
La firma digitalizada, también llamada firma biométrica, es la versión manuscrita capturada mediante dispositivos como tabletas gráficas. Su uso ha crecido exponencialmente en empresas que necesitan gestionar documentos firmados por clientes, tales como albaranes o recibos. Gracias a su facilidad de uso y su integración con soluciones digitales, agiliza procesos y permite operar desde cualquier lugar.
No obstante, es crucial comprender que la validez de la firma digitalizada varía según la normativa de cada país. En la Unión Europea, el Reglamento eIDAS (Reglamento 910/2014) armoniza la identificación electrónica en todos los Estados Miembros, estableciendo estándares mínimos que garantizan la interoperabilidad y la seguridad jurídica.
Marco legal de la firma digitalizada en España
En España, la Ley 59/2003 define la firma electrónica como:
“El conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.”
Esta legislación, alineada con el Reglamento eIDAS, reconoce dos tipos principales de firmas electrónicas con validez jurídica:
- Firma electrónica cualificada: Se basa en un certificado digital emitido por una entidad acreditada y posee el mismo valor que la firma manuscrita.
- Firma electrónica avanzada: Para que una firma se considere avanzada, debe cumplir ciertos requisitos: ser creada con medios exclusivos del firmante, permitir su identificación, garantizar la integridad del documento y vincularse de manera única a la persona que firma.
Dado que la firma digitalizada se encuentra dentro de la categoría de firma electrónica avanzada, su validez depende de la capacidad de demostrar su autenticidad con evidencias suficientes.
¿Cuándo una firma digitalizada es válida legalmente?
Para que una firma digitalizada tenga validez legal, debe cumplir ciertos requisitos técnicos y de seguridad que permitan la identificación inequívoca del firmante. La confiabilidad de este tipo de firma dependerá de la solución utilizada para generarla.
Elementos clave que garantizan la validez de la firma digitalizada
Las soluciones como Viafirma garantizan la validez de la firma digitalizada mediante las siguientes características:
- Captación de datos biométricos: Se almacenan variables como la velocidad del trazo, la presión ejercida y la geolocalización del firmante. Estos datos se cifran para evitar falsificaciones y solo pueden ser desencriptados por un tercero de confianza en caso de requerimiento legal.
- Sellado de tiempo: Se añade una marca de tiempo electrónica que registra el momento exacto de la firma, asegurando que no haya sido alterada posteriormente. Este mecanismo aporta autenticidad y refuerza la seguridad jurídica del documento.
- Almacenamiento de evidencias en un solo documento: Toda la información recopilada se integra en un único archivo PDF cifrado, garantizando que las evidencias permanezcan intactas y puedan ser utilizadas en un proceso judicial si fuese necesario.
En el caso de Viafirma, además, se dispone de una herramienta adicional que permite validar y recuperar los datos biométricos en caso de litigio, proporcionando una prueba robusta ante la posible impugnación de una firma.
La importancia de la solución utilizada
Bajo el marco regulador europeo eIDAS y la legislación española, la firma electrónica cualificada es la única que se equipara directamente a la firma manuscrita. Sin embargo, la firma digitalizada puede alcanzar un nivel de validez jurídica equiparable a la firma electrónica avanzada si cuenta con las garantías técnicas necesarias.
El factor clave para determinar la validez de la firma digitalizada radica en la tecnología empleada para generarla. Soluciones como Viafirma Documents, que integran captura y cifrado de datos biométricos, sellado de tiempo y validación certificada, pueden aportar las evidencias necesarias para que este tipo de firma sea reconocida legalmente.