Las plantillas son herramientas esenciales para la automatización de los procesos de firma electrónica. Facilitan la uniformidad y eficiencia en la generación de documentos electrónicos. La configuración adecuada de las plantillas asegura que se ajusten a las necesidades específicas de la organización, permitiendo una rápida adaptación a distintos escenarios operativos. Te contamos cómo hacer un traspaso de plantillas en Viafirma Documents.
Mejores prácticas para la elaboración de plantillas
- Definición clara de objetivos. Es fundamental definir claramente el propósito de cada plantilla antes de abordar su creación. Esto garantiza que se incluyan todos los campos y elementos necesarios, evitando redundancias.
- Validación y pruebas. Antes de implementar una nueva plantilla, es recomendable realizar pruebas exhaustivas para asegurar que funciona correctamente en todos los escenarios posibles. La validación previa evita problemas operativos y asegura una implementación fluida.
- Seguridad y accesibilidad. El rol que le otorguemos a cada usuario, será fundamental para garantizar que solo el personal autorizado pueda realizar modificaciones sobre las plantillas.
- Documentación y recursos dec. Tener disponible y localizada la documentación, así como todos los recursos disponibles como páginas de ayuda, videotutoriales, etc., para un mejor entendimiento del uso de las plantillas.
En aquellos casos en los que las plantillas estén, además, pensadas para la generación de documentos que, partiendo de una misma base, deban contener datos personalizados para cada firmante o situación, podemos hacer uso de los formularios. Será la manera más rápida y eficiente de completar el proceso de llenado de documentos, ya sea por parte del remitente, del receptor o una combinación de ambos. Aprovechar al máximo los campos automatizados, como campos con validaciones, fechas automáticas, menús desplegables, listas anidadas, campos de obligado cumplimiento… reduce además el riesgo de errores humanos.
Haz traspaso de plantillas en un entorno de pruebas (sandbox)
Sabemos que el uso de las plantillas, especialmente al principio, puede resultar algo complejo. Es por ello que Viafirma te ofrece un entorno de pruebas (sandbox) desde donde podrás crear, modificar y probar tus plantillas antes de que estas sean usadas por la empresa en los distintos procesos de firma.
Este entorno de pruebas, además, te permite experimentar con las nuevas funcionalidades de la herramienta y poder probarlas antes de que lleguen a producción. Si quieres conocer la diferencia entre entorno de prueba y entorno de producción te recomendamos leer este artículo.
Pues bien, una vez realizadas todas tus pruebas con la plantilla en el entorno de sandbox, podrás exportarla al entorno PRO de una manera muy sencilla siguiendo los siguientes pasos:
- Ir al apartado del menú «Plantillas» y buscar la plantilla a exportar.
- Pulsar sobre el icono de editar.
- En el Detalle de la plantilla ir al «Historial».
- Una vez dentro descargar la última versión del documento, su configuración y guardar en el ordenador ambos ficheros:
Una vez descargados vamos a crear una nueva plantilla partiendo de ambos donde llevaremos a cabo la importación.
- Ir al apartado del menú «Plantillas» y pulsar al final del listado en «Añadir».
- Indicamos el Código y Título de la plantilla y Guardamos.
- En el detalle de la plantilla, en el botón Documento subimos el documento descargado anteriormente:
- Seleccionamos el documento de nuestro ordenador y «Guardar»
- Ahora procederemos a cargar el formulario si existiera y las políticas en 2 pasos, primero en el botón Formulario y después en el botón Políticas:
En ambas opciones los subiremos en el siguiente apartado:
De igual manera, aunque suele ser menos habitual, podremos importar una plantilla del entorno de producción al de pruebas.
Es importante conocer todas estas opciones y recomendaciones porque implementar una gestión efectiva de plantillas mediante la adopción de mejores prácticas no solo mejora la productividad, sino que también asegura la calidad y consistencia de los documentos electrónicos. En la era digital, este tipo de recursos son indispensables para la automatización de procesos y la optimización de flujos de trabajo y mejoras en la eficiencia.
Recuerda que el traspaso de plantillas es clave para mantener la uniformidad y eficiencia en tus procesos. Realizar correctamente el traspaso de plantillas garantiza que tus documentos electrónicos cumplan con los estándares de tu organización.