¿Eres el responsable de un departamento y deseas mejorar la eficiencia y seguridad en la gestión de procesos? Si es así, estás en el sitio adecuado. Solo necesitas una herramienta: la firma electrónica.
En este artículo, te detallamos cómo esta herramienta puede beneficiar a los responsables de áreas y departamentos, desde la dirección hasta la logística. Gracias a ella, no solo verás simplificada la gestión de documentos, sino también observarás un ahorro de tiempo, reducción de costes y aumento de la competitividad corporativa.
Firma electrónica para responsables de áreas
Departamento Directivo
Empecemos por la cúspide de las organizaciones: el departamento directivo. No es ninguna novedad para cualquier CEO tener que lidiar con una cantidad considerable de documentos a diario. Sin embargo, es probable que las reuniones del día a día u otro tipo de tareas le quiten el tiempo necesario.
Es aquí dónde la firma electrónica puede ayudar enormemente al CEO. A través de la delegación de la rúbrica, una persona de confianza puede tomar la responsabilidad del director general sin necesidad de que él lo haga o esté presente. Así, verá aliviada su carga de trabajo y podrá dedicarse a otro tipo de responsabilidades.
Departamento Legal
En el departamento legal, esta solución puede solucionar muchos problemas. Como sabrás, esta herramienta está completamente respaldada por la legislación en prácticamente todos los países del mundo y es equiparable a la rúbrica manuscrita. A nivel europeo, el Reglamento elDAS le otorga validez, por lo cual no hay posibilidades de que no sea admitida.
Esa es la razón por la que, en el departamento legal de cualquier empresa, se utiliza en todo tipo de trámites de carácter legal que necesiten ser firmados y enviados. De hecho, algunos de los más relevantes son documentos de protección de datos, pactos de socios, acuerdos de confidencialidad o traducciones juradas.
A nivel departamental, el responsable del área encuentra beneficios significativos. Gracias a ella pueden brindar un asesoramiento legal proactivo, ya que se concentran en las herramientas que son realmente importantes. Asimismo, impacta directamente en la competitividad de los profesionales y ayuda a proyectar una imagen más resolutiva y profesional, a la vez que asegura la integridad y seguridad de los documentos firmados.
Departamento Financiero o Administración
Pero si lo que se busca es obtener una repercusión directa en los costes, entonces no hay mejor aplicación para el departamento financiero o de administración. Esta solución digital puede facilitar la emisión de facturas y, más aún, convertirlas en digitales.
Además, incrementa la eficiencia de procesos y trámites financieros como apertura de cuentas, transferencia de activos, efectuar y controlar los gastos. Todo ello, ahorrando esfuerzos, recursos y tiempo.
Departamento de Recursos Humanos
Al pensar en aplicaciones de la rúbrica digital a nivel empresarial, es posible que el departamento de Recursos Humanos sea el primero que te venga a la mente. Y, por un lado, tiene su lógica. Los responsables de departamento llevan ya varios años haciendo uso de ella con bastante frecuencia.
Esta solución digital puede ayudar en numerosas tareas diarias del responsable de recursos humanos. En el caso de nuevas contrataciones, se pueden emitir contratos para que sean firmados electrónicamente. De este modo, se gestionarían a distancia y no sería necesario reunirse con el nuevo miembro del equipo personalmente. Pero al igual que se usa para contrataciones, se puede aplicar en documentos para formalizar vacaciones o bajas o entrega de comunicados. Todo ello se traduciría en un ahorro de tiempo, esfuerzos y reducción de errores.
Departamento Comercial
No podemos hablar de las aplicaciones a nivel corporativo sin mencionar el área comercial. El departamento comercial es el responsable de crear lazos con los clientes y generar nuevas posibles ventas, por lo que podríamos decir que es, probablemente, el área más importante a nivel de facturación.
En este caso, puede ayudar al responsable comercial a agilizar la rúbrica de órdenes de compra/venta, mandatos SEPA o incluso contratos de servicios. Del mismo modo, los comerciales señalan que permite cerrar acuerdos con clientes o empresas de manera mucho más rápida que lo que implicaría no utilizarla. Al agilizar los tiempos, el responsable comercial obtiene una mayor satisfacción del cliente, reflejándolo en la imagen de marca.
Departamento de Logística
Por último, pero no menos importante, hablamos sobre el departamento de logística. De una forma u otra, todas las empresas realizan gestiones logísticas en su planificación. Quizás, los casos más conocidos son los establecimientos de restauración o los ecommerce, pero son muchos más los casos (piensa que cualquier empresa necesita contar con materiales en su oficina, por ejemplo).
De cualquier forma, el responsable del área logística puede utilizar la firma electrónica en la gestión de contratos con proveedores y todo su proceso: seguimiento de mercancías, notificaciones de entrega o recepción de pedidos. Procesos que, si eres el responsable del departamento de logística, sabes cuánto tiempo te quitan de dedicar a tareas realmente importantes.
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Si has llegado hasta aquí, significa que eres uno de los responsables de áreas y nuestros argumentos te han convencido. Pero lo mejor aún no ha llegado. ¿Sabías que puedes disponer de esta herramienta con asistencia continua, las 24 horas de los 7 días de la semana, con resultados destacables y a un buen precio? Viafirma es la empresa que ofrece estas grandes ventajas y muchas más para los responsables de áreas. Nos adaptamos a ti y a tu departamento, para que solo tengas que preocuparte de ser un buen líder departamental.
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