Vivimos en un mundo repleto de siglas y la mayoría de ellas están en inglés. OCR (Optical Character Recognition) es una de ellas, o lo que es lo mismo, reconocimiento óptico de caracteres. ¿Pero qué es OCR y qué puede ofrecer a un empresario para ayudar a su negocio? ¿Qué ventajas tiene la posibilidad de pasar toda la documentación física a una base de datos digital? ¿Qué otras aplicaciones tiene esta tecnología para un funcionamiento más eficaz de una empresa?
El OCR data de principios del siglo XX y comenzó a utilizarse para mejorar la accesibilidad a personas con problemas de visión. Podríamos definir sencillamente qué es OCR señalando que es una tecnología que convierte imágenes de texto escrito a mano o impreso en cualquier superficie en texto completamente editable desde un ordenador.
Esta tecnología abre un gran abanico de posibilidades a la hora de ayudar a crecer tu negocio y automatizar muchos procesos o incluso permitir una mejor experiencia para personas con discapacidades sensoriales.
Tecnología para digitalizar
La documentación para una empresa es esencial, da igual su área de trabajo, incluso los autónomos necesitan una buena organización de todos sus papeles y facturas. Aunque vivimos en un mundo prácticamente digital, aún trabajamos con documentos en formato físico que hacen algo más complicada su búsqueda y manipulación. El OCR permite digitalizar todo esto.
Tener todos los documentos importantes de nuestro negocio en un solo sitio tiene grandes ventajas. El uso de carpetas como categorías permite un acceso mucho más rápido y ordenado y no hace falta recurrir a rebuscar entre grandes pilas de papeles.
Puede que un día nos pidan una factura de hace dos años o necesitemos revisar un contrato de hace año y medio. Gracias a la digitalización previa, con una simple búsqueda, tenemos acceso inmediato a lo que necesitemos. Ahorramos tiempo, por no hablar de espacio. Todos los papeles, una vez los hayamos procesado correctamente, pueden guardarse en otro sitio.
Esta tecnología no sólo nos da la opción de organizar y agilizar las búsquedas, sino también de editar los documentos archivados. Así podemos añadir datos nuevos o actualizar información anticuada o incluso borrar si es necesario.
Hay empresas que manejan datos sensibles y confidenciales que necesitan una protección mayor, exigida por la Ley. Mediante el OCR se asegura que esta información está debidamente protegida y que únicamente esté al alcance de aquellos que daba utilizarla, como puede ser un bufete de abogados o una clínica.
Esta tecnología también ha posibilitado llevar a cabo ciertas empresas que de otra forma sería casi imposible de realizar, al menos sin una cantidad ingente de recursos. Estamos hablando de trabajos como el del Proyecto Gutenberg, que consiste en digitalizar miles y miles de libros y ponerlos a disposición del público general de forma gratuita. Una forma de ampliar el acceso a la cultura gracias a este sistema de reconocimiento de caracteres.
La propia definición de qué es OCR habla de reconocimiento de caracteres, pero esta tecnología puede ir incluso un poco más allá y reconocer otro tipo de documentos, como es el caso de partituras musicales. La aplicación es capaz de leer y reproducir cualquier pentagrama, ideal para aquellos que estén iniciándose en la música.
El paso de digital a digital
Transformar lo físico en digital no es su única aplicación. Hay ocasiones en las que nos mandan un documento digital, pero por su formato no nos permite realizar búsquedas dentro de él o editar ciertos campos. El OCR también nos ayuda a convertir estos formatos en otros más manejables y en los que sí que podamos realizar las acciones que deseemos.
Incluso en la creación de base de datos y en su motor de búsqueda, la tecnología de reconocimiento nos puede ayudar a encontrar un texto concreto dentro de una imagen. Las imágenes suelen tener metadatos asociados a ellas en los que se ofrece una información muy escueta.
Gracias a esta tecnología se puede encontrar, por ejemplo, una matrícula concreta entre centenares de fotografías de coches. Es más, es esta misma tecnología la que automatiza y simplifica el proceso de poner una multa a un vehículo por superar la velocidad permitida.
OCR para la automatización de procesos
La automatización es uno de los ejes principales en las ventajas que ofrece el OCR. Esto lleva a un ahorro de tiempo y recursos increíble, los cuales entonces podemos utilizar en otras tareas que necesiten mayor dedicación.
Tareas mecánicas como introducir formularios de clientes pueden aprovecharse de esta tecnología y a partir de ahí crear bases de datos más rápidamente. El posterior tratamiento de esta base de datos nos permitirá dar un trato más personalizado si se analiza y trabaja correctamente la información.
Tal y como hemos comenzado diciendo, sus primeras utilidades fueron para ayudar a minusválidos y éstas siguen existiendo y se han mejorado con el paso del tiempo. Las herramientas actuales permiten transformar documentos al braile o en archivos de audio. Así, empresas con trato con el público podrán ofrecer también sus servicios a personas con problemas de visión o audición.
OCR para soluciones de firma
La tecnología OCR nos facilita ciertos trámites que estos días son cada vez más habituales, como la gestión de documentos que necesitan firmarse en dispositivos móviles. Viafirma Documents realiza esto a través su aplicación que soporta tanto firma digitalizada como biométrica. Esta información se queda almacenada y posteriormente puede utilizarse como una evidencia más.
La innegable importancia de dispositivos móviles hace que sea altamente recomendable tener un ecosistema como el de Viafirma en el que todos los servicios relacionados con la firma electrónica o biométrica y la autenticación estén unidos en una misma suite.
El futuro es OCR
Las ventajas de utilizar esta tecnología son muchas y con el paso del tiempo cobrarán más importancia en una sociedad en la que cada vez más todo se convierte en digital. El ahorro de costes que supone una vez el sistema está instalado y automatizado permite recolocar los recursos y la mano de obra a tareas más necesarias. La organización será mucho mayor y el acceso a la información será casi inmediato, permitiendo así también un ahorro en tiempo.
Además, las aplicaciones son muy variopintas posibilitando su uso en cualquier tipo de empresa, quizás algunas sólo le interesará para el archivo de su documentación (facturas, datos de clientes, contratos…) mientras que otras se basarán más en esta tecnología y la utilizarán para ofrecer nuevos y más innovadores servicios a sus clientes.
Seguramente en el futuro veamos nuevas aplicaciones que seguirán aprovechando esta tecnología. Además, ésta seguirá mejorando con el tiempo y su precisión será aún mayor, permitiendo el escaneo de documentos más complicados de leer.