Sin duda, la optimización de procedimientos es clave para iniciar el proceso de transformación digital. Por eso, herramientas digitales como las de Viafirma deben estar presentes en la mayoría de las áreas de una organización. No es suficiente con que un único departamento las utilice, sino que todos deben implementarlas para aprovechar al máximo sus beneficios. A continuación, detallamos cómo impacta la integración de estas soluciones dentro de una entidad y qué funciones y beneficios puede aportar a cada departamento.
Departamento de Recursos Humanos
El departamento de Recursos Humanos gestiona documentos como contratos, acuerdos de confidencialidad, nóminas, pólizas o bajas laborales. A menudo, otros departamentos también intervienen en esta gestión, por lo que contar con una herramienta que agilice estos trámites es crucial para evitar retrasos por ausencia de responsables. Esta simplificación resulta especialmente útil para empresas de gran tamaño o con presencia internacional, al eliminar la necesidad de estar físicamente presentes en cada trámite.
Según un estudio de Incipy, el 79% de las empresas encuestadas ha iniciado o avanzado significativamente en su transformación digital, subrayando la importancia de este cambio, sobre todo en el área de Recursos Humanos.
Departamento comercial
En este departamento, donde se gestionan cientos de documentos a diario, contar con herramientas que agilicen procesos es vital para cerrar ventas rápidamente.
Beneficios principales en el área comercial:
- Reducción del uso de papel: Minimiza costes y errores asociados a la gestión manual.
- Velocidad en las operaciones: Permite concretar acuerdos en menor tiempo.
- Mayor control documental: Todo queda registrado y ordenado desde el mismo dispositivo.
Gracias a soluciones como Viafirma Documents, los equipos pueden gestionar toda esta documentación sin necesidad de imprimir ni realizar envíos físicos, optimizando cada paso del proceso.
Departamento financiero
Este departamento maneja facturas, presupuestos y previsiones de gastos. La participación de múltiples responsables puede ralentizar la aprobación de estos documentos.
Ventajas clave para Finanzas:
- Agilidad en la aprobación de documentos: Permite tomar decisiones más rápidas.
- Reducción de errores y duplicidades: Al contar con sistemas integrados.
- Mayor trazabilidad: Se puede saber quién y cuándo se ha autorizado cada acción.
Además, se garantiza la seguridad y validez de los documentos, cumpliendo con los estándares legales europeos como el Reglamento eIDAS (EU 910/2014).
Departamento de distribución
Los profesionales de este departamento suelen estar en constante movimiento, por lo que necesitan soluciones accesibles y seguras desde cualquier lugar.
Mejora del trabajo en movilidad:
- Acceso remoto seguro: Gracias a soluciones en la nube como Viafirma Fortress.
- Menor riesgo de pérdida de información: El certificado se almacena de forma centralizada.
- Mayor control en la entrega: Se puede registrar hora, lugar y otros datos técnicos del receptor.
Incluso es posible monitorizar en tiempo real dónde se ha realizado cada acción, facilitando la supervisión y planificación logística.
Equipo directivo
En los niveles más altos de la jerarquía, el tiempo es un recurso escaso. La delegación de tareas se vuelve fundamental para agilizar procesos de organización y tomar decisiones estratégicas sin perder tiempo en trámites operativos.
Utilidad para cargos ejecutivos:
- Delegación de tareas segura: Permite que colaboradores de confianza actúen en nombre del directivo.
- Organización eficiente del flujo de trabajo: Gracias a herramientas como Viafirma Inbox.
- Flexibilidad y control: Se pueden asignar distintos niveles de permisos (revisión, visto bueno, autorización).
Viafirma Inbox es un portafirmas diseñado para facilitar esta delegación, permitiendo establecer un control organizado y eficiente sobre los documentos pendientes.
Agilizar procesos de organización es esencial hoy en día para mantener la competitividad en el mercado. Las soluciones de Viafirma contribuyen significativamente a esta mejora, permitiendo que cada departamento trabaje de forma más rápida, ordenada y eficaz. La integración conjunta y coordinada de estas herramientas dentro de la cultura organizacional garantiza su máximo aprovechamiento y favorece el rendimiento empresarial.