La transformación digital es un paso muy importante que cualquier empresa tiene que dar. Por eso, es necesario seguir una serie de pasos para hacerlo de manera satisfactoria: examinar internamente cómo es la empresa, sus debilidades y sus fortalezas; definir una estrategia de cómo se va a aplicar dicha digitalización e informar de todo el proceso a los empleados para que conozcan cuáles son los cambios que se han realizado y cómo les afecta. También ofrecemos un ejemplo de estas herramientas, la firma digital, que puede resultar muy beneficiosa para este tipo de procesos.
La transformación digital se ha convertido en un proceso imprescindible que cada empresa debe realizar y adaptar a sus circunstancias. Al principio puede resultar algo complicado o desafiante, por eso es necesario tener una guía para llevarla a cabo y saber qué pasos hay que dar para conseguir una transformación digital exitosa y que la compañía pueda beneficiarse de ella.
Por eso, a continuación vamos a repasar en cuatro pasos cómo llevar a cabo la transformación digital de forma genérica y también ofrecer algunas soluciones importantes, como la firma digital, que resulta de gran ayuda a este proceso gracias a la movilidad que ofrecen este tipo de herramientas.
1. Define qué es digital para tu empresa
Todas las empresas se pueden beneficiar, en mayor o menor medida, de la transformación digital, pero cada una tiene que hacerlo a su manera teniendo en cuenta sus circunstancias. Por lo tanto, lo primero que hay que tener en cuenta es qué significa digital para tu compañía.
Hay que tener en cuenta muchos factores como la industria dentro de la cual opera, las estrategias de la competencia, la madurez del sector, la escala de su actividad o cuál es su cadena de valor.
Este análisis nos da detalles sobre qué problemas y desafíos tiene una empresa en concreto y a cuáles necesita poner solución. A partir de aquí se puede trabajar con más información y los procesos y cambios que se apliquen serán más efectivos. Siempre resulta importante aplicar soluciones a medida y no establecer medidas generales sin atajar problemas específicos.
2. Establecer cómo aplicar la digitalización
Una vez tengas una idea clara de cuál es la situación general, cuáles son los desafíos a los que hacer frente y en qué partes es necesaria aplicar esta transformación digital, el siguiente paso es establecer tácticas y acciones más concretas para conseguir los objetivos propuestos.
Estas acciones son muy variadas y dependen en gran medida del tipo de producto o servicio que ofrece cada empresa. Por ejemplo, se puede llevar a cabo un rediseño de estos productos o servicios añadiendo un componente digital con posibilidad de conexión con la red. Esto es la base del Internet de las Cosas, una tecnología muy en boga en la actualidad.
Construir un entorno digital como base para el crecimiento de la empresa es esencial para tener una expansión sostenida en el futuro y ganar en competitividad. Para desarrollar este tipo de ecosistemas se necesita hacer uso de tecnologías como cloud computing.
La transformación digital ha convertido que la información, entre otras cosas, sea una materia prima esencial para el desarrollo y la mejora de las actividades de cualquier empresa, permitiendo realizar decisiones de mucha mayor calidad.
3. Buscar apoyo en partners
La transformación digital es un proceso que necesita de expertos en diferentes materias a la hora de implementarla correctamente, por eso el apoyo entre partners es un paso muy importante para alcanzar los objetivos establecidos en los primeros puntos.
Además, al fin y al cabo, los recursos de una compañía no son ilimitados. Los partners permiten tener acceso a estrategias y tácticas más sofisticadas para cumplir con los desafíos planteados.
Estos partners tienen diferentes funciones a lo largo del proceso, todas ellas de gran importancia para que tenga éxito. Estos pueden ofrecer servicios consultivos para ayudar a la integración de la tecnología digital, acelerando la transformación e incluso siendo imprescindibles para la consecución de esta.
Además, este tipo de aliados pueden ser de ayuda gracias a sus propias experiencias implementando la transformación digital, aprender de los errores de otros y también de los aciertos conseguidos en casos similares para tener una guía mucho más útil a la hora de
4. Preparar un entrenamiento para los empleados
Una vez integrada toda la tecnología, los empleados necesitan un entrenamiento para adaptarse a esta nueva forma de trabajar, que al final será más eficiente y satisfactoria para todos (trabajadores y clientes), pero que necesita de un periodo de transición y adaptación de la nueva cultura empresarial.
Para completar esta fase con éxito, es importante tener una reunión con todos los implicados para explicarles cuál es el plan y la visión de la empresa para que comprendan los cambios que se van a realizar y tengan conocimiento de todo lo que se está realizando dentro de su propia compañía.
Después de esto, es probable que sea necesario un entrenamiento más técnico de las nuevas herramientas integradas, en el que se explique su funcionamiento y las ventajas que ofrecen en su trabajo del día a día.
Las plantillas en las que hay transparencia funcionan mejor, ya que se sienten más integradas con la empresa y parte de ella, lo que hace que se involucren más
La firma digital y su movilidad dentro de la transformación digital
Hasta ahora ha sido un acercamiento somero a la transformación digital sin entrar en detalles de qué herramientas y tecnologías se utilizan en estos procesos. A continuación, vamos a ver una de estas en concreto y conocer qué ventajas ofrece dentro del marco de la transformación digital: la firma digital
Este tipo de firma está totalmente amparada por la legalidad vigente de la Unión Europea gracias a la normativa EU 910/2014. La Suite Viafirma cumple con todos los requisitos de la firma electrónica avanzada para que todos los documentos firmados a través de ella sean legalmente vinculantes y puedan ser admisibles como prueba en cualquier tribunal.
Después de conocer la seguridad legal que ofrece la firma digitalizada, hay que saber uno de sus grandes beneficios que ayudan enormemente a la mejora de la competitividad de las empresas: la movilidad.
Viafirma creó el concepto de firma universal para dar una mayor importancia al beneficio de la movilidad. La firma universal permite que la Suite sea utilizada en cualquier dispositivo, en cualquier sistema operativo y en cualquier lugar.
Esto permite que ninguna empresa esté atada ni obligada al uso de un determinado terminal ni tenga que hacer un gasto extra comprando materiales nuevos para adaptarse a las necesidades del producto adquirido.
La movilidad conlleva una serie de ventajas que resultan imprescindibles para que una empresa sea competitiva en la actualidad. En primer lugar, supone un ahorro de costes considerable, ya que la firma digital elimina por completo el uso del papel, mejorando la organización, evitando la pérdida accidental de documentos importantes y contribuyendo al cuidado del medioambiente.
Además, las soluciones de firma digital permiten llevar siempre encima (en el móvil, portátil o una tablet) los documentos necesarios para cerrar un acuerdo y hacerlo en el mismo instante, sin necesidad de acudir a la oficina ni concertar otra reunión para colocar la firma final necesaria.
En definitiva, la transformación digital es un proceso por la que todas las empresas deben pasar si quieren mantenerse competitivas en el mercado actual, pero debe hacerse de una forma planificada, con unos objetivos claros y con un conocimiento de los problemas y desafíos internos que se quieren hacer frente.
Entre todas las herramientas que ofrece la transformación digital, la firma digitalizada es una de las principales que hay que tener en cuenta gracias al valor añadido que aporta en cualquier tipo de empresa con la movilidad.