Esta semana tenemos como firma invitada la de Horacio Mario Molina, cofundador de MQ Emprendimiento y partner de Viafirma desde 2016. Ya hemos hablado en otras ocasiones del impacto y beneficios de la transformación digital en el sector de los recursos humanos. En esta ocasión, nos acercaremos a esta realidad sectorial en Latinoamérica.
Marco legal de la Firma Digital: un poco de historia
El concepto de Firma Digital (también conocida como Firma Electrónica Avanzada en Europa y algunos países de la región americana), comenzó a tomar visos de realidad en América Latina alrededor de 1998, cuando desde el Mercosur se impulsó que se legislara al respecto entre sus integrantes.
Es así que Uruguay se convirtió en 1998 en el primer país de América del Sur en contar con Firma digital y Puerto Rico en Centroamérica. A partir de allí en 1999 siguió Colombia, en el 2000 México y Perú, en 2001 Argentina, Brasil, Panamá y Venezuela y así sucesivamente se incorporaron República Dominicana, Chile, Ecuador, Costa Rica, Guatemala, Paraguay, Bolivia, etc.
En la actualidad, de los 33 países de América Latina, solo 7 no cuentan con legislación formal al respecto. Estos son Cuba, El Salvador, Guyana, Haití, Surinam, Dominica, San Cristóbal y Nieves.
En general la aplicación de la firma digital no es masiva y es en los últimos 3 – 4 años cuando se está comenzando a comprender su importancia, ventajas y fundamentalmente “de qué se trata”.
El alcance de internet, el uso masivo de las transacciones bancarias y el impulso de plataformas digitales por parte de los gobiernos, ha logrado que se pierda el miedo a utilizar un ordenador como plataforma para realizar transacciones seguras.
Haciendo un poco de historia, en la República Argentina, por ejemplo, si bien la ley tiene sanción en el año 2001, es en el año 2012 cuando se reglamenta el uso de firma digital en el sector privado, para la firma de documentación de Recursos Humanos y hacia organismos del Estado, exclusivamente. Hasta ese entonces era una ley sin aplicación práctica.
A finales de 2014 se amplía su uso por Decisión Administrativa 927/2014 a “cualquier aplicación” y define una Política Única de Certificación, con lo cual la firma se puede utilizar para cualquier actividad privada, se reglamenta el sello de tiempo, certificados de competencia y certificados de aplicaciones. Aparecen entonces otras certificadoras privadas en el mercado (hasta ese entonces había una solamente). Igual sucedió en el resto de Latinoamérica, se demoró mucho tiempo en la reglamentación de la ley para que fuera de aplicación efectiva, hoy en franco desarrollo.
En 2016 se impulsa en Argentina la plataforma del estado de “Trámites a Distancia” (TDA) y el fin del uso de papel en el estado. Con lo cual, cada día se realizan más trámites con el estado en forma digital y con firma, reemplazando la burocracia del papel y fomentando la gestión digital.
En el caso de República Dominicana, la reguladora en firma electrónica es la Ley 126-02 de Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales, con fecha 29 de septiembre de 2002. Además, el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL) se configura como Órgano Regulador. 4 años más tarde, Avansi, empresa filial de Viafirma, se constituye como primera autoridad certificadora del país.
La base del marco regulador de la firma digital en Colombia es como indicábamos, una de las primeras legislaciones específicas de la región. En la Ley 527 de 1999, se reconocen dos tipos de firma: firma digital (equivalente a la firma electrónica avanzada y, de acuerdo al Decreto 2364 de 2012, con mecanismos que garantiza autenticidad e integridad) y la firma electrónica con significativa merma en la carga probatoria. El Decreto 1747 de 2000 define las entidades de certificación. La publicación, en agosto de 2017, del Decreto 1413 prohíbe el uso de certificados software en cliente, limitando la firma a dispositivos token o firma centralizada (firma en la nube).
En Paraguay, la ley se firma en el año 2010 y logra su reglamentación en 2014. Siendo más amplia en su aplicación que la homóloga Argentina desde su inicio, se ve trabada en el hecho de que solamente se admitan certificados de firma en dispositivos criptográficos portátiles (eToken). Esto impidió en el principio la aplicación de la firma en el área de recursos humanos, precisamente por el costo de cada token. En 2017 se aprobó el utilizar certificados en almacén de software, impulsándose así el área de Recursos Humanos y legislándose al respecto.
En Uruguay, la ley se reglamentó en 2009, y se comenzó a impulsar en 2013 con la creación de la nueva cédula de identidad con chip (similar a la española) donde cuenta con un certificado de firma electrónica avanzada y con el cual se podrán realizar trámites con el gobierno, denuncias policiales, etc. También se emplea en Uruguay el token criptográfico como medio de almacenamiento de los certificados.
En Brasil, la evolución es similar a la de Argentina y Uruguay, siendo en 2016 cuando se comenzó a exigir a las compañías con más de 5 empleados el uso de Firma Digital para suscribir, transferir y archivar documentos electrónicos, incluidas declaraciones tributarias y laborales para el programa de facturación electrónica del Gobierno Federal.
En 2017 comenzó a tener vigencia la certificación de origen digital entre Argentina y Brasil, en el marco del Mercosur, para exportaciones entre Argentina y Brasil para las mercaderías negociadas en el ámbito del ACE 18 (MERCOSUR) y el ACE 14 (Acuerdo Automotriz Argentina-Brasil)
Un mercado en expansión
Volviendo al concepto que nos ocupa, los Recursos Humanos, estos son los que más avance tienen en el ámbito de la región. Sobre todo en los últimos 3 años, donde se han impulsado las reglamentaciones específicas para permitir y masificar su uso y también la implantación del uso de firma electrónica en los recibos de empleados, donde la legislación es más rígida y no permite el alojamiento de certificados en servidores centralizados (HSM) (salvo en las legislaciones más recientes como la colombiana (agosto de 2017)).
Cada país cuenta con variantes menores, pero todas dentro del mismo esquema de políticas, sobre todo en América del Sur, donde en el contexto del Mercosur, se respeta la carta de intención de unificación de criterios y reconocimiento de firmas entre los estados integrantes y asociados. La equiparación en valor legal entre la firma electrónica y digital (con las limitaciones del “no repudio”) han logrado la explosión en el uso práctico.
Hay un interés creciente en las empresas en deshacerse del papel, las dificultades de logística (teniendo en cuenta las grandes distancias sobre todo en Brasil, Argentina o Chile) y la seguridad y usabilidad del almacenamiento hacen muy tentador el ámbito digital.
Se prevé que entre 2018 y 2022 habrá un repunte importante en inversión de software para la gestión de recursos humanos, estimándose un crecimiento en este aspecto en un 22% en Argentina y Brasil, 20% en Colombia y 13% en Chile, mientras que el estimado en España para igual periodo es del 8%. (Conclusiones reveladas en la presentación del último reporte de Evolución Tecnológica de la consultora especializada IDC)
La sensación colectiva en los países de la región es que se ha tomado conciencia de la simplicidad del proceso, la reducción de costos y las ventajas comparativas con los métodos tradicionales.
El amplio alcance del uso de documentación digital en los recursos humanos hace que cada día sea más simple explicar al común de la gente el concepto de firma digital. Las nuevas generaciones que se incorporan al mundo comercial, ya llevan implícito el uso de la tecnología y escapan a la realización personal de trámites y gestiones. Esto acelera los procesos de inserción de los mecanismos digitales de información.
El perfil de los profesionales de Recursos Humanos, las direcciones de empresas y los gobiernos en particular de toda la región, están fomentando la aplicación de tecnología en todos los aspectos del funcionamiento empresarial, habiendo comprobado ya la eficiencia de los métodos.
Latinoamérica es proveedor mundial de mano de obra en desarrollo de Software. Empresas de Argentina, Uruguay y Brasil principalmente son número uno en desarrollo de aplicaciones para empresas internacionales, con lo cual la tecnología disponible y los recursos humanos para el desarrollo están a primer nivel mundial, haciendo en estos casos más cortos la brecha de integración entre los países emergentes y las economías avanzadas de Estados Unidos o la Unión Europea.
El área de Recursos Humanos: de la actitud reactiva a la proactiva
Desde Recursos Humanos, se posee ahora el alcance tecnológico para ofrecer a los directivos información instantánea de perfiles del personal, documentación, estado de ausentismos, sanciones, licencias y pago de haberes. Esto es posible por la gestión digital de la información que gracias a la aplicación de firma digital le da el plus de legalidad que hace que el personal de dirección opte claramente por esta opción.
La capa de decisión de una empresa evalúa como primera medida el beneficio económico del cambio, con lo cual debimos cambiar el ángulo con el que se encaraba la promoción de los procesos digitales.
Hace unos años recalcábamos la velocidad, seguridad y eficiencia de los procedimientos de firma y guarda digital, por sobre el ineficiente e inseguro manejo del papel.
Hoy en día es fácil demostrar que el costo en pesos o dólares del proceso de administración digital de documentos contra el valor en horas del personal de generación de la información, logística de distribución y personal de almacenamiento final del documento es ampliamente ventajosa en el marco digital.
Para ello hemos hecho un ejemplo sencillo de cálculo de ROI (retorno de la inversión), donde se ve claramente que en muy poco tiempo se recupera la inversión y se pasa a tener rentabilidad económica sumada a todas las ventajas “reales e intangibles” de la gestión digital. (Los valores están calculados en pesos argentinos y a modo referencial, pero se pueden hacer equivalencia a cualquier moneda).
Y por otro lado, el área de RRHH deja de ser reactiva dentro de la organización y pasa a ser proactiva. Para todo ello, se incorporan nuevas disciplinas auxiliares como Big Data o Machine Learning. Desde Recursos Humanos con el uso de la tecnología se tendrán en breve lapso herramientas de información para plantear opciones y riesgos y prevenir circunstancias para poder corregir a tiempo.
Este cambio de concepto implica un cambio de rol del profesional de Recursos Humanos, convirtiéndolo en un Analista de Recursos, que potencia y califica su función, superando el mero “liquidador de sueldos” con que tradicionalmente se identificaba al sector.
Estos perfiles están en un periodo de formación en la región, con lo cual en breve iremos notando un cambio creciente en la estructura organizativa y funcional. Las funciones de “coaching” y “gerenciamiento de información” serán las que tomaran impulso y generarán un potenciamiento en la capacitación de los recursos humanos de las empresas in situ.
Pilares de la transformación digital de los Recursos Humanos
La tecnología apoyada en dos conceptos básicos, son los pilares de esta transformación:
- Firma Digital
- Gestión Documental Digital
En la región está tomando un impulso importante la transformación digital, acompañada por la existencia de software que permite este gerenciamiento adecuado a los valores del mercado, con herramientas potentes y a costos razonables.
Los próximos 5 años serán claves en este desarrollo, lo que en su momento hace más de 15 años se llamó “evangelización” . Se insistía en brindar charlas, conferencias y notas periodísticas, para que el común de la gente entendiera la diferencia entre una firma escaneada y una firma digital. Los conceptos de Integridad, No Repudio y Autoría, que hasta ese momento eran palabras jamás pensadas, pasan a ser hoy algo de común conocimiento Aún en países de menor desarrollo tecnológico, ya se está avanzando a pasos agigantados.
Llego el momento para la revolución digital de los Recursos Humanos. La clave es la Firma Digital, la tecnología la tenemos al alcance de la mano, la decisión empresarial está apareciendo y ya las empresas entienden que acompañado al beneficio económico hay muchos y más grandes beneficios y mejoras para todos los que intervienen en el ciclo de un documento. La distancia dejó de ser un problema, ahora tenemos un lema “tu documento, donde sea”, que resume la funcionalidad de un documento digital seguro.
INDISE-VIAFIRMA, un binomio al servicio de los RRHH
En el caso que me compete, el hecho de ser Partners de Viafirma en la región, nos dio la posibilidad de integrar nuestros productos INDISE a la familia Viafirma Documents y Viafirma Inbox, con lo cual la potencia de las herramientas que podemos ofrecer es inigualable en el mercado.
Esta alianza y conocimientos compartidos nos permitieron convertirnos en el primer software homologado como “despapelizador” en Paraguay. Esto significa que un papel digitalizado por INDISE, firmado digitalmente por Inbox en forma transparente y almacenado en la Web INDISE utilizando un certificado de firma digital del licenciante Paraguayo E-Firma en un solo paso, le da calidad de original al documento digital permitiendo desprenderse del papel (destruirlo).
Este proceso de homologación obtenido a principios de 2018 y que llevó más de un año de auditorías y revisiones del Ministerio de Industria y Comercio de Paraguay, abre un mercado más y demuestra las posibilidades de integración tecnológicas.
Tanto nuestros productos INDISE como los de Viafirma son ampliamente integrables a software de terceros, haciendo simple una implantación compleja. El gran volumen de documentos en papel preexistentes en las oficinas de recursos humanos, convierte a esta suite de productos en un aliado importante al momento de optar por el camino digital.