Las plantillas son herramientas de Viafirma Documents desarrolladas para automatizar los procesos de firmas digitales. Nos podemos ayudar de ellas para hacer nuestros envíos de documentos a firmar de la forma más eficiente posible.
Cuando hablamos de plantillas se suele pensar que deben ir acompañadas siempre de un documento, y que sea exclusivamente dicho documento el que se envíe si hago uso de la misma.
Sin embargo, en esa creencia hay algunas connotaciones que debemos explicar. Por ello, diferenciamos entre dos funcionalidades:
- Importar plantilla
- Aplicar plantilla
Importar plantillas
Por defecto, elegiremos la opción «Importar plantilla» cuando lo que queramos conseguir sea un documento personalizado, obtenido tras modificar una serie de datos a un documento base. Los datos a modificar pueden ser amplios, pero son elementos básicos que se incluyen en cualquier documento que se tramite: el nombre y apellidos del o los firmantes, el número de identificación fiscal, etc.
Casos de aplicación comunes
A nivel práctico, uno de los documentos que se suelen acoger a esta funcionalidad son los contratos de servicios, en los que todas las cláusulas se mantienen y solo cambian los datos de la parte contratante.
En este caso, lo recomendable es tener una plantilla con dicho contrato con espacios a completar con los datos personales. La información podremos introducirla nosotros mismos, el firmante o ambos, a través de un formulario asociado a la plantilla.
Además de la información esencial, también tendremos a nuestra disposición otras opciones que podremos configurar, tales como:
- Establecer las políticas de firma que queremos que use el firmante. Por ejemplo, se podrá señalar la firma mediante certificado digital, o firma manuscrita y OTP SMS.
- Personalizar los mensajes que recibe el firmante, haciéndolos más acorde al documento que le estamos enviando.
- Fijar un código de acceso a la lectura del documento.
- Establecer recordatorios automatizados.
- Enviar una copia con el documento firmado a uno o varios emails.
Aplicar plantillas
Por su parte, se opta por aplicar plantillas cuando queremos subir cualquier documento y que se le apliquen todas las configuraciones de la plantilla que hayamos seleccionado, pero no el documento.
De hecho, si vamos a usar alguna plantilla de esta forma, al crearla ni siquiera es necesario subir el documento en el apartado “Documento”.
Ejemplo práctico
Volvemos al ejemplo expuesto, con una gran diferencia. Ahora, tratamos con un contrato de un servicio personalizado en el que las cláusulas de cada contratación son diferentes.
En este caso nos podemos apoyar en las plantillas para todas aquellas configuraciones que no tengan que ver con el documento en cuestión. Es decir, podemos cubrir áreas como dejar configurada automáticamente la manera en la que se va a firmar los mensajes personalizados, la obligatoriedad de lectura del documento, el aprobador en caso de que lo hubiera, etc.
Por tanto, incluso sin basarse en un documento, la funcionalidad «Aplicar plantilla» es tremendamente útil. También nos ayudará a ser mucho más eficientes, evitando tener que realizar todas esas configuraciones repetidamente cada vez que enviemos un documento a firmar.
Viafirma se ajusta a tus necesidades de cada momento
Ahora conoces las principales diferencias entre importar y aplicar una plantilla en nuestras soluciones digitales. Sin embargo, tenemos buenas noticias para ti: no tienes que optar una u otra funcionalidad.
Con nosotros podrás usar ambas dependiendo de la casuística a la que te enfrentes en cada momento. Y, lo mejor de todo, es que podrás crear tantas plantillas como quieras, por lo que tú eres el único que marca los límites.
Si todavía no sabes cómo crear una plantilla de solicitudes, te dejamos este tutorial, en el que podrás ver paso a paso cómo hacerlo.