En la oficina moderna, la gestión documental de empresas o Document Management System (DMS) es una parte fundamental en la optimización de procesos. Algo que junto al recurso de la firma electrónica reducen el uso de papel y simplifican el flujo de trabajo de los documentos de forma segura.
En este artículo describimos te explicamos la importancia que tiene la gestión documental de empresas y los beneficios que te ofrece nuestra herramienta de firma electrónica
La importancia de la gestión documental de empresas
Las empresas generan constantemente grandes cantidades de datos e información como resultado de todas las operaciones que realizan. Por ello, es un reto disponer de un sistema de organización óptimo que permita administrarlos de una manera eficiente, segura y sencilla.
Sin embargo, disponer de un sistema de gestión documental podría facilitar sus tareas cotidianas.
Beneficios de incorporar sistemas de gestión documental
- Soporta la gestión de documentos digitales desde una única plataforma
- Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos digitales. Acceso rápido, seguro y ordenado a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y de respuesta.
- Minimizar las tareas manuales para que los empleados puedan dedicar más tiempo a actividades empresariales útiles
- Reducir el espacio de almacenamiento y los gastos de procesamiento gracias a la destrucción automática de los archivos
- Cumplimiento de varias normativas de seguridad, por ejemplo ya están diseñados para el cumplimiento de la LOPD
- Contribución a la movilidad, ya que la información se almacena de manera centralizada, permitiendo trabajar con documentos en remoto desde cualquier lugar y en cualquier momento.
La gestión documental de empresas en cada departamento
Son prácticamente mayoría las áreas del organigrama empresarial que pueden sacar partido de la instalación de un gestor documental en sus tareas regulares. Analiza cómo se utilizan estos en los departamentos más comunes de las empresas, independientemente de su naturaleza.
Departamento comercial
Podemos iniciar este recorrido por el departamento comercial y de ventas. En él, trabajan a diario con documentos relativos a
- Informes de clientes actuales y potenciales
- Contratos de venta
- Reclamaciones
- Devoluciones
- Historiales de compra
- Etc.
Departamento de marketing
Por otra parte, tenemos el departamento de marketing. Allí podemos encontrar documentación relacionada con:
- Estudios de mercado
- Estadísticas de campañas de publicidad
- Estadísticas de analítica del sitio web y redes sociales
- Contratos con medios de comunicación o con empresas con las que se externalizan servicio
- Etc.
Departamento de contabilidad
En el departamento de contabilidad y finanzas nos solemos topar con documentos como:
- Órdenes de pago
- Relacionados con créditos bancarios
- Balances
- Ingresos
- Gastos
- Presupuestos
- Trámites con Hacienda y toda clase de información de corte económico.
Los gestores documentales junto a herramientas de firma digital te permiten agilizar el cierre de acuerdos sea cual sea el tamaño de la empresa o su actividad principal, mejorando la gestión de tus operaciones.
Athento, gestor documental con Viafirma integrado
Fruto de esta relación mutuamente beneficiosa entre los gestores documentales y las soluciones de firma y autenticación digital ha surgido el acuerdo de colaboración entre Athento, uno de los software de gestión documental más completos y avanzados del mercado, y la solución de firma electrónica de Viafirma.
Gracias a esta relación, los usuarios de Athento podrán disfrutar de todas las prestaciones que conforman los productos de Viafirma. Así podrán administrar y firmar documentos digitalmente. Ya posible enviar documentos para su firma desde el gestor documental desde cualquier parte y dispositivo.
Viafirma para agilizar procesos de firma complejos
Si su finalidad no es contar con un gestor documental, Viafirma dispone de diferentes soluciones para que puedas enviar y firmar documentos en línea, desde cualquier parte. Asesoramos y ofrecemos respuesta a escenarios complejos donde intervengan varios firmantes, permitiendo gestionar tus contratos cómodamente de manera 100% legal y confiable.
Nuestras herramientas ofrecen un sinfín de posibilidades para firmar documentos de manera sencilla e intuitiva, exigiendo además la incorporación de algún tipo de evidencia electrónica (imagen tipo selfi, grabación de voz o vídeo, OTP SMS, etc.) para reforzar la seguridad de los documentos firmados.