El control documental puede ser un reto y un quebradero de cabeza para los jefes de departamento y directores generales de las empresas. Para ayudarles, han surgido alternativas como los gestores documentales, cuya utilidad describimos a continuación, centrándonos en cómo la firma electrónica es una herramienta con la que también deben contar para sacar el máximo partido a los gestores documentales.
Las empresas están permanentemente liberando nuevos datos e información como resultado de sus operaciones. Todo ello se traduce en toneladas de documentación, y se convierte en un reto para las empresas contar con un sistema óptimo que les permita gestionar los documentos de una forma eficaz, segura y sencilla. Todo esto llevó a la creación de los Sistemas de Gestión Documental (SGD). Para las empresas, contar con ello significa disponer de una herramienta de enorme potencial, convirtiéndose en un instrumento imprescindible para el buen funcionamiento del negocio. ¿Por qué?
Los beneficios de utilizar gestores documentales
Los beneficios de un SGD son enormes y realmente convincentes. Quizás para aquellos que estén pensando en su integración la primera ventaja que les pueda venir a la cabeza sea la reducción al mínimo del uso de papel. Con la implantación de medidas a favor del concepto paperless se ahorra en material de oficina. Además, se facilita la consulta y tramitación, además de garantizar la integridad de los documentos en caso de incidencias o pérdidas, como veremos más adelante.
Los gestores documentales nos ayudarán a mantener el orden, ya que será más fácil clasificar los distintos tipos de archivos. Como consecuencia, también se simplificará la búsqueda, ya que podremos encontrar el documento que buscamos simplemente tecleando algunos parámetros clave. Y, por supuesto, será mucho más difícil perder o extraviar documentos. Uno de los factores clave que nos hará decantarnos por los gestores documentales será el hecho de que toda la información se almacene de forma centralizada, como puede ser el caso de los servidores. De esta forma, la contribución a la movilidad es enorme, permitiendo trabajar con los documentos a distancia, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esta centralización favorece el trabajo en equipo, simplificando la compartición de documentos, el control de sus diferentes versiones y el seguimiento preciso de los flujos de trabajo. Además, se pueden establecer políticas de acceso para garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a determinados documentos, lo que añade una capa extra de seguridad. A todo esto hay que añadir su capacidad de integración con otro tipo de soluciones de software, como por ejemplo con soluciones de firma digital, aumentando así su potencial, permitiendo firmar electrónicamente los documentos de trabajo y, por tanto, constituyendo un valioso activo para la empresa.
Uso de gestores documentales en distintos departamentos de la empresa
La mayoría de las áreas del organigrama empresarial pueden beneficiarse de la instalación de un gestor documental en sus tareas habituales. Podemos analizar cómo se utilizan en los departamentos más habituales de las empresas, independientemente de su naturaleza. Podemos comenzar este recorrido en el departamento comercial y de marketing, que trabaja a diario con informes sobre clientes actuales y potenciales, contratos de venta, reclamaciones, devoluciones, registros de compras, etc. Por otro lado tenemos el departamento de marketing. Aquí podemos encontrar estudios de mercado, estadísticas sobre campañas publicitarias, análisis de páginas web y redes sociales, contratos con medios de comunicación o con empresas para externalizar servicios, etc. En el departamento financiero y contable solemos encontrarnos con documentos como órdenes de pago, los relacionados con créditos bancarios, balances, ingresos, gastos, presupuestos, trámites administrativos con Hacienda y todo tipo de información económica.
Uso de gestores documentales según el tipo de empresa
Independientemente del tamaño de la empresa o de su actividad principal, los gestores documentales contribuirán a agilizar sus operaciones.
Empecemos por las pequeñas y medianas empresas, las PYME, que son una pieza clave del tejido empresarial de cualquier país. De hecho, según datos de mayo del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, las pymes españolas están cerca de alcanzar los 3 millones (2.860.755). Aunque por su tamaño pueda parecer lo contrario, las pymes suelen tener un alto volumen de documentos, además de que cuentan con menos recursos humanos, técnicos y económicos para invertir en la gestión de la documentación, por lo que este tipo de soluciones pueden adaptarse perfectamente a sus necesidades, centrando sus recursos en tareas más importantes. Por otro lado, si las pymes ya crean toneladas de documentos de diversa índole, ni que decir tiene lo que ocurre en las grandes empresas, especialmente en aquellas con presencia multinacional o filiales dispersas por varios países. Estos factores hacen que todo sea aún más complejo y exigente para optimizar las operaciones. Cuando nos referimos a la gestión de documentos, solemos imaginar una oficina en la que se realizan cientos de trámites administrativos. Esto, aunque es un punto de vista correcto, no abarca todo el panorama. Para entenderlo, podemos tomar como ejemplo las tareas que se realizan en cualquier fábrica.
Además del trabajo directamente relacionado con la fabricación de un producto o de una pieza, los operarios de las plantas de producción deben tratar continuamente con documentos que incluyen registros de parámetros de calidad, informes de no conformidad, informes de prevención de riesgos laborales, albaranes, etc. La digitalización de estos documentos ahorraría tiempo y permitiría a la empresa centrarse por completo en el proceso de producción. Al estudiar la influencia de la firma digital en los departamentos que componen la empresa, hemos visto cómo la firma digital contribuye a agilizar a los gestores documentales. También merece la pena estudiar su influencia en aspectos legales y de seguridad, esenciales para todo tipo de empresas, especialmente para aquellos negocios con una estructura y operativa complejas. Con la firma digital tenemos tranquilidad, sabiendo que la firma de los documentos tiene plenas garantías, asegurando la identidad del firmante, sabiendo que el documento no ha sido alterado tras la firma con evidencias que así lo demuestran, como certificados digitales, sellos de tiempo, ubicaciones geográficas, enunciado, imagen, vídeo o un análisis biométrico del trazo de una firma dibujada en una tableta, que está específicamente diseñada para ello. Todo ello con pleno respaldo legal.
Gestor documental Athento integrado con Viafirma
Para los usuarios de las soluciones Viafirma, la integración con gestores documentales es una de las opciones más atractivas de nuestro portafirmas. De esta conexión mutuamente beneficiosa entre los gestores documentales y ambas soluciones de firma y autenticación digital, ha surgido el acuerdo de colaboración entre Viafirma y Athento (uno de los DMS más completos y desarrollados del mercado). Gracias a este acuerdo, los usuarios de Athento podrán disfrutar de todas las funcionalidades de la suite Viafirma, no sólo gestionando los documentos de la empresa, sino también teniendo la posibilidad de firmarlos digitalmente, sin duda una combinación muy útil. Esperamos que ahora sean conscientes de la ventaja competitiva que supone para las empresas combinar DMS y firma digital, ayudando a agilizar los procesos de negocio.252