Este artículo profundiza en la diferencia entre firma digital y certificado digital para entender mejor los beneficios de adoptar las soluciones de firma electrónica de Viafirma para las operaciones de negocio.
Algunas personas creen que ambos conceptos son iguales. De hecho, se utilizan para la firma electrónica de documentación electrónica, pero cada uno se utiliza para cosas diferentes. Conozcámoslos mejor.
¿Qué son los certificados digitales?
Es sumamente importante estar al día en el mundo de la tecnología, especialmente en lo que respecta a las tendencias que pueden repercutir positivamente en el rendimiento y la eficacia de una empresa.
Un certificado digital es un documento digital que contiene un conjunto de datos para identificar a una persona a través de Internet. La Comisión Europea define «certificado para firma electrónica» en el reglamento eIDAS de la siguiente manera:
«Un certificado electrónico que vincula los datos de validación de la firma electrónica a una persona física y confirma al menos el nombre o el seudónimo de dicha persona».
Los certificados digitales se han convertido en clave para comunicarse con el sector privado y, sobre todo, con la Administración Pública, lo que ha permitido realizar Trámites Administrativos desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
Uso de certificados digitales para firmar documentos
Los certificados digitales personales son emitidos por proveedores de servicios de confianza para garantizar que el firmante se corresponde con su identidad digital. Pueden utilizarse para firmar electrónicamente cualquier tipo de contrato electrónico con plenas garantías jurídicas.
Cuando se concede un certificado digital a terceros, los TSP o las CA pueden proporcionar las siguientes ventajas de seguridad:
- Información personal para identificar de forma inequívoca al propietario;
- Información necesaria para la identificación y comunicación con la autoridad que expidió el documento;
- Diseñado resistente al agrietamiento y la falsificación;
- Expedida por un organismo que puede revocar una tarjeta de identificación en cualquier momento (por ejemplo, si la tarjeta se utiliza para otros fines o se pierde);
- Puede comprobarse su autenticidad tras ponerse en contacto con la autoridad expedidora.
La principal diferencia entre certificado digital y firma digital es que el primero ayuda a verificar la identidad del remitente, mientras que la segunda se utiliza para validar los datos enviados.
¿Qué son las firmas digitales?
He aquí la explicación de lo que son las firmas digitales:
«Esquema matemático para verificar la autenticidad de mensajes o documentos digitales. Una firma digital válida, cuando se cumplen los requisitos previos, da a un destinatario razones muy sólidas para creer que el mensaje fue creado por un remitente conocido (autenticación), y que el mensaje no fue alterado en tránsito (integridad)…».
Wikipedia
Características de una firma digital
Por lo tanto, hay tres características básicas en una firma digital:
- Autenticación, se refiere a la identificación del firmante original;
- No repudio, significa que los firmantes no pueden negar que han firmado el documento;
- Integridad, demuestra que la firma no ha sido alterada después de ser emitida.
Hace unos años, la Unión Europea introdujo una ley para regular las firmas electrónicas, así como las características que deben tener para ser legalmente válidas.
El Reglamento UE 910/2014 establece tres tipos de firma electrónica:
- Firma electrónica simple: Se entiende por firma electrónica simple los datos en forma electrónica que se adjuntan o asocian lógicamente a otros datos en forma electrónica y que son utilizados por el firmante para firmar. Tiene efectos jurídicos y puede sostenerse ante un tribunal, aunque es posible que deba respaldarse con otro tipo de pruebas.
- Firma electrónica avanzada: Firma vinculada de forma única al firmante, lo que permite su identificación. Creada a partir de datos de creación de firma que solo el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control y vinculada a los datos firmados por él para que se detecten posibles cambios posteriores. Este tipo de firma certifica la identidad del firmante, la integridad de los datos, aportando mayores garantías jurídicas.
- Firma electrónica reconocida: Es una firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firma electrónica y basada en un certificado cualificado. Goza del mayor nivel de seguridad posible y tendrá un efecto jurídico similar a la firma manuscrita.
En otras palabras:
- Existen muchas formas de firmar electrónicamente. Si cumplen los requisitos establecidos, pueden considerarse firmas electrónicas avanzadas, perfectamente seguras y reconocidas por la legislación europea.
- En caso de que se utilice un certificado digital reconocido (bajo ciertas condiciones específicas), tendrá el mismo efecto legal que la firma manuscrita.
¿Cuál debería utilizar?
Si desea automatizar el proceso de acuerdos de su empresa y cerrar acuerdos más rápidamente de forma habitual, es recomendable incorporar un software de firma electrónica como los que ofrece Viafirma. Nuestro software permite a las empresas aprobar, firmar y enviar documentos para su firma en cualquier momento y lugar.
No obstante, si lo que necesita es firmar algunos documentos de vez en cuando, le sugerimos que utilice su certificado digital personal o corporativo.
En definitiva, firma digital y certificado digital no son exactamente lo mismo, aunque a menudo se utilicen como sinónimos. La primera es una herramienta útil para agilizar los procesos de la empresa ahorrando tiempo y dinero, mientras que el segundo es simplemente el objeto digital que permite identificar a una persona a través de Internet.
Firmas electrónicas legalmente vinculantes para su empresa
Viafirma cubre todas las opciones de firma mencionadas anteriormente. Además, ofrecen pruebas legales para añadir una capa extra de seguridad a los documentos firmados (por ejemplo, localización, sellado de tiempo, firma OTP por SMS o correo electrónico, etc.), así como la posibilidad de firmar electrónicamente en cualquier lugar y dispositivo.
Estas herramientas son extremadamente útiles para lograr la transformación digital con éxito. En la actualidad, muchas empresas están tomando medidas para digitalizar su negocio y la movilidad en el sistema de trabajo para adaptarse a las nuevas tendencias del mercado.
Viafirma Suite utiliza la firma universal para potenciar la movilidad, aceptando los principios de neutralidad tecnológica. Pueden utilizarse en cualquier lugar, dispositivo o sistema operativo. Por tanto, no es necesario gastar dinero en servidores específicos ni cambiar de sistema operativo. Además, no requiere complejas configuraciones, ya que esta herramienta que puede ser fácilmente instalada o integrada en cualquier empresa que pretenda modernizar su sistema de trabajo.
La firma electrónica puede utilizarse en muchos ámbitos de una empresa. No solo simplifica la vida y acelera los negocios, adoptar un sistema de trabajo sin papel también redunda en una mayor organización, evitando que el papeleo se extravíe o se pierda por accidente. Por lo tanto, el uso de la tecnología digital ayuda a mantener todo más clasificado a la vez que evita la posibilidad de perder cosas gracias al almacenamiento en la nube.