En diciembre de 2023, Google amplió las capacidades de gestión documental en Docs y Drive al introducir la herramienta eSignature. Esta funcionalidad permite a los usuarios solicitar y agregar firmas electrónicas directamente en documentos de Google Docs y archivos PDF almacenados en Google Drive.
En este artículo, exploramos qué es eSignature de Google, cómo funciona, su compatibilidad, aspectos legales y las limitaciones que presenta. Además, te presentaremos una alternativa que puede ayudarte a superar estos desafíos.
¿Qué es eSignature de Google?
eSignature de Google está diseñada para optimizar la gestión de documentos en entornos de trabajo, beneficiando especialmente a autónomos y pequeñas empresas. Con esta herramienta, es posible:
- Colaboración integrada: Trabajar conjuntamente en documentos y solicitar firmas sin salir de Google Docs o Drive.
- Solicitud y gestión de firmas: Enviar solicitudes de firma y realizar un seguimiento en tiempo real del estado de las mismas.
- Almacenamiento automático: Guardar copias de los documentos firmados directamente en Google Drive.
- Tipos de firma: Incorporar diferentes formatos de firma, incluyendo firma completa, iniciales y nombre.
Además, se ha añadido un botón de fecha automática que inserta la fecha de la firma sin intervención manual.
Limitaciones de eSignature de Google
A pesar de sus ventajas, eSignature de Google presenta ciertas restricciones:
- Disponibilidad limitada: Inicialmente, la funcionalidad está disponible solo para usuarios de Google Workspace en planes Business Standard/Plus, Enterprise Starter/Standard/Plus, Essentials y Education Plus. Los usuarios de cuentas gratuitas de Gmail u otros servicios de correo electrónico no tienen acceso a esta herramienta.
- Acceso restringido: Los administradores de las organizaciones deben habilitar la función para que los usuarios puedan utilizarla.
- Cuestiones legales en Europa: Google advierte que no todos los documentos pueden ser firmados legalmente en todas las jurisdicciones. Se recomienda consultar con un abogado antes de utilizar la herramienta en ciertos documentos.
Además, en los términos y condiciones de la versión beta, Google indica que las firmas solo vinculan a las partes involucradas en el documento. Sin embargo, si un documento se envía por error a la persona equivocada, esta podría visualizarlo y firmarlo sin restricciones, incluso si la solicitud original ha sido cancelada.
Alternativa a eSignature de Google: Una solución más flexible y segura
Si buscas una opción más versátil y adaptada a las normativas europeas, existen alternativas que superan las limitaciones de eSignature de Google.
Con más de 25 años de experiencia, Viafirma ofrece una solución avanzada para la gestión documental. Sus principales ventajas incluyen:
- Compatibilidad universal: Funciona en cualquier sistema operativo o dispositivo.
- Seguridad y validez legal: Cumple con normativas como eIDAS y RGPD, garantizando plena seguridad y validez en Europa.
- Gestión avanzada: Permite enviar documentos de forma masiva a múltiples destinatarios, agilizando la gestión documental.
Optar por una solución especializada como Viafirma garantiza mayor eficiencia, seguridad y adaptabilidad en la gestión de documentos.