El departamento de recursos humanos es responsable de gestionar a los empleados desde las primeras fases del proceso de captación de talento hasta que finaliza su relación laboral con la empresa. Como bien sabes, durante todo este recorrido, un empleado debe completar diversos trámites de recursos humanos, los cuales, en muchos casos, se extravían o se retrasan. La tecnología se presenta como el aliado perfecto para agilizar estos procesos. Te contamos cómo estas herramientas pueden ayudar a RRHH a optimizar su labor y mejorar el funcionamiento general de la empresa.
En un mundo cada vez más globalizado, donde la competencia es más intensa, es importante aprovechar todas las herramientas disponibles que puedan marcar la diferencia con respecto a otras organizaciones.
Como ya sabes, la transformación digital implica la digitalización de la mayoría de los procesos dentro de un negocio, y los recursos humanos son unos de los grandes beneficiarios de esta implementación. Esta transformación permite que trámites antes lentos y burocráticos se puedan ejecutar de forma rápida y eficiente en entornos virtuales, eliminando así bloqueos que impactaban otras áreas cruciales para el crecimiento de la empresa.
Además, aplicar esta digitalización en todos los departamentos forma parte de una estrategia integral, cuyo objetivo no es solo introducir nuevas herramientas, sino también modificar la cultura organizacional y la manera de trabajar para aprovechar al máximo el potencial de la tecnología. En este caso, nos centramos en el área de recursos humanos.
La transformación digital en los recursos humanos
La importancia de esta transformación ha sido señalada por Berta Durán, directora de cultura y talento en Orange, durante una jornada sobre el impacto de la digitalización en el ámbito laboral, describiéndola como uno de los tres pilares estratégicos de su compañía.
Según un estudio de Incipy sobre transformación digital en departamentos de recursos humanos en España, el 60% de las empresas consultadas (el 85% con más de cien empleados) ya ha iniciado un proceso de transformación, mientras que un 19% afirma estar muy avanzado. Solo un 7% no lo considera una prioridad.
Esta digitalización se apoya en herramientas que facilitan el cumplimiento de las tareas cotidianas del departamento, permitiendo agilizar los trámites de recursos humanos de forma segura y sencilla, especialmente en momentos clave que requieren rapidez y organización.
Casos de uso de la tecnología en los trámites de recursos humanos
La primera interacción entre recursos humanos y un futuro trabajador ocurre durante el proceso de selección. Aunque este proceso es liderado por el departamento, también implica la participación de otros responsables. Las herramientas tecnológicas permiten una comunicación más fluida y eficaz entre todas las partes implicadas.
Ventajas de la tecnología en este ámbito
A continuación, se explican algunos de los beneficios más destacados del uso de herramientas tecnológicas en la gestión documental del departamento:
- Rapidez en la gestión de documentos: Contratos, acuerdos de confidencialidad y otros documentos pueden procesarse en tiempo real, sin necesidad de coincidencia física entre las partes involucradas.
- Optimización del tiempo: La automatización de procesos permite que el personal dedique menos tiempo a tareas repetitivas, enfocándose en otras funciones de mayor valor.
- Proyección de una imagen moderna: El uso de tecnología refleja una organización actualizada y preparada para acoger a los nuevos perfiles digitales del mercado laboral.
La necesidad de gestionar documentación de forma ágil continúa a lo largo de toda la vida laboral del empleado, no solo durante su incorporación.
Por el departamento de RRHH pasan numerosos documentos como nóminas, bajas, renovaciones de contrato, entre otros. A mayor tamaño de la empresa, mayor es el volumen. Gracias a la transformación digital, estos procesos se realizan de forma más organizada y sostenible, reduciendo el uso de papel y mejorando el acceso a la información.
Esta práctica también contribuye al cuidado del medio ambiente, lo cual mejora la percepción externa de la empresa, ya sea por parte de nuevos candidatos o de personas externas a la organización.
El ahorro también se percibe en la simplificación operativa, ya que procesos que antes requerían varios documentos físicos hoy se resuelven con una notificación electrónica accesible desde cualquier dispositivo.
Accesibilidad y adaptabilidad: claves en la evolución de RRHH
Estas soluciones aportan ventajas adicionales como la accesibilidad universal. Esto significa que cualquier persona puede gestionar sus trámites desde cualquier dispositivo o sistema operativo, ya sea desde un ordenador, un móvil o una tablet, sin importar la marca o el sistema.
Todo esto se desarrolla bajo el cumplimiento de normativas europeas que garantizan la seguridad legal de los procedimientos y la identidad digital dentro del entorno empresarial.
En definitiva, las tecnologías aplicadas a los trámites de recursos humanos representan una mejora significativa para este departamento y forman parte esencial de la transformación digital de la empresa.
El uso de estas soluciones permite disminuir la dependencia del papel, organizar mejor la documentación, y simplificar procesos que involucran a múltiples personas, generando una operación más eficiente y moderna.