El departamento de recursos humanos es responsable de tratar con los empleados desde los primeros estados del proceso de captación de talento hasta que dejan de formar parte de la empresa. Como bien sabes, durante todo este proceso, un empleado tiene que firmar diferentes documentos, los cuales, en muchos casos, se pierden, retrasan, etc. La tecnología es el aliado perfecto para agilizar dichos trámites. Te contamos cómo la firma digital puede ayudar a RRHH a facilitar todo su trabajo y mejorar el funcionamiento general de la empresa.
En un mundo cada vez más globalizado y en el que la competencia es mayor y más feroz, es importante utilizar cualquiera herramienta a nuestra disposición, que puede marcar la diferencia con respecto al resto.
Como sabes, la transformación digital consiste en la digitalización de la mayoría de los procesos de un negocio, y los recursos humanos son uno de los grandes beneficiados de la implementación de procesos que agilicen en entornos virtuales los procesos burocráticos que en muchos casos ralentizaba otras áreas tan importantes o más para el desarrollo y crecimiento de la empresa.
Además, la aplicación en todos los departamentos forma parte del mismo concepto de la transformación digital, cuyo objetivo es cambiar todo de una forma radical, y no solo introducir procesos nuevos, sino modificar la cultura y el modo en el que se trabaja para sacar el máximo beneficio de las nuevas tecnologías. En el caso de hoy nos centraremos en el departamento de recursos humanos.
La transformación digital en los Recursos Humanos
Berta Durán, directora de cultura y talento en Orange, ya manifestó la importancia de este cambio en la jornada sobre “La transformación digital y su impacto en los recursos humanos”, definiéndolo como “uno de los tres ejes estratégicos de la compañía».
Según el segundo estudio sobre transformación digital en departamentos de recursos humanos realizado por Incipy en España, el 60% de las empresas encuestadas (el 85% de ellas con más de cien empleados) habían iniciado un proceso de transformación en dicha área de la compañía y el 19% se encuentra muy avanzados. Solo el 7% no lo considera una prioridad.
La transformación digital cuenta con herramientas que pueden ayudar a las actividades y obligaciones diarias de un departamento de recursos humanos, como la firma digital, que facilita en gran medida su trabajo a la hora de recoger las firmas necesarias de los empleados, sin necesidad de estar continuamente detrás de ellos.
Casos de uso: la firma digital en el departamento de RRHH
El primer contacto que Recursos Humanos tiene con un potencial nuevo trabajador de la empresa es durante el proceso de reclutamiento. Aunque buena parte del esfuerzo se realiza dentro de este departamento, también hay otros implicados que deben participar, por lo que la firma digital facilita en gran medida estas comunicaciones y lo hace todo más fluido y rápido.
Así, los contratos, acuerdos de confidencialidad y otros documentos importantes se pueden firmar al instante, sin necesidad de que todos los involucrados estén en el mismo lugar. Los trámites se resuelven más rápido, lo que permite al departamento dedicar ese tiempo ahorrado en otras obligaciones.
Además, el uso de la tecnología proyecta una imagen de empresa moderna y avanzada, lo que ayuda al nuevo empleado a sentirse mejor, más aún cuando poco a poco los nativos digitales comienzan a incorporarse al mercado laboral.
La necesidad de firmar documentos rápida y eficazmente no se acaba en el momento de entrar en la empresa, sino que continúa durante toda la vida laboral hasta que esta relación profesional se termina.
Por el departamento de Recursos Humanos pasa una gran cantidad de documentos, como nóminas, bajas, contratos, etc. Cuanto mayor sea el tamaño de la empresa, mayor será la carga. Gracias a esta digitalización, no solo este proceso es más fácil, sino que se ahorra mucho gasto en papel y se mejora la organización de toda esa documentación.
Esta responsabilidad con el medio ambiente repercute, una vez más, en la imagen que proyecta la empresa y tiene un resultado positivo en la percepción que tiene el resto sobre ella, ya sea un candidato o una persona ajena a la organización.
El ahorro de costes no es solo en material, sino también en la simplificación de procesos, ya que lo que antes necesitaba varios folios que entregar a varias personas de distintos departamentos, ahora es únicamente un email o un simple aviso en el móvil dirigido a todas las partes involucradas.
Además, las tienen otras ventajas añadidas como es la firma universal. Este concepto busca ofrecer la mayor accesibilidad posible, sin necesidad de invertir grandes cantidades de dinero. Gracias a la firma universal, el usuario puede firmar desde cualquier dispositivo (ya sea ordenador, smartphone o tablet, da igual cuál sea su fabricante) y desde cualquier sistema operativo.
Todos estos procesos cuentan con una completa garantía legal gracias al Reglamento N.º 910/2014 de la Unión Europea, que establece que los Estados miembros deben “reconocer los medios de identificación electrónica de las personas físicas y jurídicas y un marco jurídico para las firmas electrónicas, los sellos electrónicos, etc.”. Cualquiera que utilice la solución de Viafirma está completamente respaldado por la ley dentro del mercado europeo.
En definitiva, la firma digital se traduce en una serie de ventajas importantes para el departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa y es una parte esencial dentro de la transformación digital.
La utilización de la firma digital permite reducir la dependencia en el papel, lo cual mejora la organización y disminuyen los costes. Además, los procesos que requieren de la rúbrica de una o más personas se simplifican y aceleran, y, en definitiva, todo repercute en una mayor eficiencia del funcionamiento general y la proyección de una imagen de una empresa innovadora.