A partir de la versión 1.8.0 del módulo de redacción, cambiará la manera en la que se añaden firmantes para acomodar los nuevos casos de uso que habilita la bandeja de usuario.
El principal cambio es que ahora los firmantes pueden ser de dos tipos: externos e internos.
Los firmantes externos son los habituales en Documents. No son usuarios de la plataforma y acceden a la solicitud de firma mediante una notificación o desde el punto de firma.
Los firmantes internos son similares a los de Inbox: son los usuarios ya existentes de la plataforma. Al enviarles una solicitud de firma no recibirán ninguna notificación, sino que podrán ver la solicitud en su bandeja personal.
Esta es la comparación de la forma nueva con la que había hasta el momento:
Caso 1: Firmante “a distancia” (por defecto)
P. ej.: “Tengo que enviar el contrato del servicio a mi nuevo cliente”
A distancia pasa a ser Externo + enviar notificación
Igual que hasta ahora, el modo de firma por defecto será enviar una notificación mediante email. Si el grupo tiene configurado el uso de SMS y/o WhatsApp, podrá seleccionarse también.
El texto de la opción Notificarle cuando todos hayan firmado se ha cambiado por Enviar copia de los documentos firmados.
Caso 2: Firmante “en persona”
P. ej.: “Mi paciente debe aceptar y firmar el consentimiento informado”
En persona pasa a ser Externo
En este caso el firmante tampoco pertenece a la plataforma y no va a recibir ninguna notificación de acceso. Sería adecuado para procesos de firma «presenciales», donde el dispositivo del redactor sirve como punto de firma.
Para este tipo de firmantes hay que desmarcar la casilla de Enviar notificación.
Si se marca solamente la opción Enviar copia de los documentos firmados, es posible hacer que el firmante en persona reciba el email de finalización.
Caso 3: Firmante “en app móvil”
P. ej.: “Envío el albarán de entrega al operario de carga para que lo firme el transportista”
En app móvil + Firmante externo pasa a ser Externo + Enviar a un dispositivo
Este caso, mucho menos común, se ha ocultado bajo el botón de Más opciones que aparecerá en la esquina inferior izquierda. Al pulsarlo, aparecerá la opción de Enviar a un dispositivo, entre otras opciones avanzadas.
Al activar Enviar a un dispositivo, se deshabilitará el envío de notificaciones y se seleccionará tu dispositivo. Esto hará que la solicitud se dirija a la persona especificada en Datos pero llegue solo a tu dispositivo.
Desde los desplegables se podrá seleccionar el dispositivo de otro usuario del grupo.
Caso 4: Firmante interno
P. ej.: “El jefe del dpto. de compras debe firmar la factura”
Aunque ya era posible al usar la opción Buscar un usuario, este caso de uso se ha oficializado con la introducción de Firmantes Internos.
Cualquier solicitud de firma dirigida a un usuario ya existente (incluido el usuario redactor) en la plataforma deberá ser enviada con el tipo Interno.
Aquí las opciones son más reducidas y se limitan a seleccionar un usuario de la lista que aparece. El nombre, email, teléfono y otros metadatos se establecen automáticamente.
El usuario seleccionado podrá ver la solicitud en su bandeja de Pendientes del panel web y en cualquier app móvil donde esté logado.
Opcionalmente se le puede marcar el aviso por email/SMS y el envío de la copia.
Otras adiciones
- En las opciones avanzadas es posible definir el campo de email o de SMS como una variable de formulario.
- Al crear un nuevo firmante, en las opciones avanzadas, se puede establecer manualmente el Recipient Key (Clave interna).
- En el futuro se añadirá el campo Documento o cédula de identidad para asociarlo al firmante y permitir el filtro de la firma con certificado.
Eliminaciones
- Ya no existe la opción Usar mis datos. Se debe usar Soy el único firmante o seleccionarse a uno mismo como usuario interno.
- Ya no existe la opción Buscar un usuario. Se debe usar un usuario interno.
Limitaciones
- Ahora mismo no existe la posibilidad de editar el email o teléfono de un usuario interno.