En este paso definiremos que acciones va a realizar cada firmante en cada documento. Los campos existentes son los siguientes:
Firma manuscrita
La firma manuscrita como su propio nombre indica es el dibujo de la firma tradicional en papel pero en formato digital. Hay que tener en cuenta que dependiendo de los datos recogidos en este tipo de firma implica que la firma sea simple o avanzada.
Si el proceso de digitalización es un simple escaneo de la firma manuscrita del usuario en papel y su posterior inserción en el documento, o bien se escanea completamente un documento firmado en papel, se trata de una firma digitalizada, muy fácilmente falsificable. Es el nivel más bajo de seguridad. Algunos marcos jurídicos, como el europeo, no la consideran ni siquiera firma electrónica.
Si la operación se realiza en una tableta gráfica o la pantalla táctil como la de un dispositivo móvil, pero solo se captura el trazo (la habitual firma con el dedo al recoger un paquete, por ejemplo), estamos hablando de una firma electrónica simple, recogida, por ejemplo, en el reglamento eIDAS europeo como firma legal, pero con débil capacidad probatoria.
Pero si la firma se realiza en una tableta gráfica capturando y almacenando más de un dato biométrico (trazo, velocidad, presión), se garantiza entonces seguridad suficiente y se considera una firma electrónica avanzada.
Firma con certificado digital
El certificado digital es un archivo electrónico emitido por un Prestador de Servicios de Confianza o Autoridad de certificación que vincula e identifica a una persona de manera inequívoca y le permite realizar trámites por Internet.
Viafirma permite firmar con cualquier Prestador de Servicios Cualificados en Europa y la mayoría de Autoridades de Certificación en Latinoamérica.
Código por teléfono
Viafirma usa un código OTP (One Time Password) enviado por teléfono que permite la firma de la documentación enviada. El sistema utiliza el resumen hash de cada página del documento para, posteriormente, obtener un código aleatorio basado en él. El sistema almacena el código que va a enviar al dispositivo móvil del usuario y las posiciones de los hashes que ha utilizado (que son aleatorias).
Por ello, se puede realizar una vinculación entre el contenido del documento y el OTP calculado y, con posterioridad, realizar una validación del documento firmado. Resulta estadísticamente imposible que dos documentos distintos den el mismo short code con las mismas posiciones de cálculo de hash. De esta forma, con el OTP SMS se puede vincular el contenido a firmar con la operación de firma.
Código por email
La firma mediante código por email está basada en un código de un solo uso (one-time-password), generado a partir del hash del documento que se desea firmar, y remitido al correo electrónico del firmante a través de un email. El código de verificación generado por Viafirma se corresponde a un algoritmo aleatorio para el que se usa el contenido del documento que desea ser firmado (hash), pudiendo demostrar que dicho código OTP se corresponde a un documento en concreto y no a otro.
Imagen
Viafirma permite usar la cámara del dispositivo móvil que se está usando en el proceso de firma para la incorporación de cualquier imagen que aporte valor probatorio, por ejemplo, fotos de mercancías entregadas, productos dañados, etc. También puede ser utilizado para la captura de fotos de documentos de identificación, como DNI, pasaportes, cédulas, etc. Soporta política de uso para fotos de personas, activando el reconocimiento de personas, y no permitiendo completar el proceso si la foto capturada no corresponde al rostro de una persona.
Asimismo también puede ser usada para incorporar una imagen desde cualquier repositorio (galería, archivos de imagen en PC)
Casilla
Esta funcionalidad permite la incorporación de cláusulas de obligada lectura y/o aceptación explícita a través de checks avanzados. Resultarán útiles para capturar autorizaciones voluntarias del usuario destacando cláusulas, condiciones críticas o de especial importancia que el firmante podrá leer en pantalla durante el proceso de firma. Con esta funcionalidad se da cumplimiento por ejemplo a normas como RGPD, que eliminan el consentimiento tácito.
Fecha
Esta opción permite añadir al documento una fecha predefinida o a escoger por el firmante. Funciona de forma similar a los cuadros de texto.
Cuadro de texto
Este campo nos permitirá escribir un campo de texto sobre el documento PDF.