¿Tratas diariamente con documentación interna en tu trabajo? Gestión de contratos de clientes, proyectos, crear informes, distribuir tareas con compañeros… Todo esto puede ser un gran caos, lo sabemos. Sobre todo si no lo gestionas de forma eficiente.
De hecho, el 79% de las organizaciones veían fundamental el año pasado gestionar la información de manera óptima (2023 State of the Intelligent Information Management Industry Report). Pero, ¡que no cunda el pánico! Con las herramientas avanzadas que te mostramos hoy, podrías agilizar tu rutina y, en consecuencia, hacer crecer el negocio del que formas parte.
¡Prepara café o té y apunta estas herramientas!
Herramientas para agilizar la gestión de la documentación interna
Hemos llegado al quid de la cuestión: estás a punto de conocer cómo agilizar la documentación interna con la que tratas en tu empresa. Si bien son muchas las herramientas a las que puedas echar mano para comprobar cuál funciona mejor con tu metodología de trabajo, hay algunas que te harán ver cambios independientemente de tu departamento, las tareas que realices o el sector de tu empresa.
Herramientas de gestión de proyectos
¿Quieres tener toda la documentación controlada y organizada en un único sitio? Entonces necesitas una herramienta de gestión de proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos, como comentábamos, están diseñadas para tener todo bajo control y organizado a nivel interno. Según la herramienta que utilices, podrán variar las funciones que te ofrezcan. Sin embargo, entre las más comunes encontramos:
- Organizar áreas de trabajo
- Delegar tareas y subtareas a tus compañeros de equipo
- Crear diferentes proyectos (puedes clasificarlos por clientes o departamento) y organizar a las personas correspondientes
- Poner fechas límites a los proyectos
- Generar presupuestos
- Agendar reuniones
Si eres de los que aún no usa herramienta de gestión de proyectos, estás complicando sin necesidad tu trabajo, más aún cuando hay multitud de opciones en el mercado. Asana, Trello, Notion o Miro son algunas de las más utilizadas entre los profesionales.
Software de gestión documental
Aunque tiene características en común con el software de gestión de proyectos, son software diferentes. Las herramientas de gestión documental se enfocan en las tareas de planificación, almacenamiento y manejo de documentos. Concretamente, su principal objetivo es que los documentos estén organizados de manera accesible y estén protegidos.
Algunas de sus características más comunes son:
- Almacenamiento centralizado de los documentos
- Control de las versiones
- Búsqueda avanzada para encontrar rápida y fácilmente documentos
- Integración con sistemas de terceros
Si buscas un software de gestión documental, una buena opción es Athento. Es una empresa malagueña que crea espacios de trabajo digitales, integrando procesos, documentos y datos. Su objetivo es impulsar procesos y ahorrar tiempo y esfuerzo a sus clientes. Por esa razón, realizan constantemente conferencias online con las que guiar y ayudarles.
Firma electrónica
Llega la última pieza del puzle, que es fundamental si gestionas documentos: una solución de firma electrónica. ¿Cómo verías poder firmar todos los documentos que así lo necesiten, desde donde quieras y cuando quieras, sin necesidad de acudir a la oficina? Ya sean contratos, informes u hojas de trabajadores, entre otros, con esta herramienta es posible.
Ejemplos para gestionar el papeleo con firmas
A continuación, te damos varias razones por las que deberías empezar a utilizar la firma electrónica para firmar tus documentos internos:
- Puedes hacer envíos masivos de documentos. Es decir, enviar uno o más archivos para que lo firmen varios destinatarios, individualmente, en una única vez. Cada persona recibirá el documento de manera individualizada, consiguiendo ahorrar tiempo y acelerando el proceso.
- Flujo de firmas. En el caso de que varias personas tengan que firmar un mismo documento, es posible establecer secuencias de firmas sobre el documento, pudiendo indicar o no un orden. Por el primero, se seguirá el flujo indicado; por el segundo, cada firmante podrá firmar cuando reciba la notificación.
- Ahorro de tiempo y mayor eficiencia administrativa. Tradicionalmente los procesos que se firman de manera manuscrita tardan varios días en completarse. En cambio, con la firma electrónica puede reducirse a cuestión de horas.
- Auditoría del proceso de firma. Algunas soluciones de firma electrónica, como las que ofrece Viafirma, ofrecen una auditoría de todo el proceso con la información recogida en el momento de la validación: quién firma, cuándo y, además, comprueba la validez de los certificados utilizados. Estos datos validan la firma y las evidencias recogidas.
- Menos costes. Al llevar a cabo las operaciones por la vía digital, se reduce la necesidad de papel y materiales asociados como impresión, almacenamiento o tinta.
- Mayor seguridad de la información compartida. Gracias a la firma biométrica se garantiza, en todo momento, la seguridad informática de las operaciones y la información personal de los firmantes.
Viafirma, una solución para agilizar la documentación interna
¿Buscas optimizar la gestión de la documentación interna de tu negocio? Viafirma puede ser tu guía en este paso. Nos avalan 25 años de experiencia ayudando a clientes de todos los sectores a ganar eficiencia y reducir costes con la firma electrónica. Nuestra solución de firma es intuitiva, fácil de utilizar y cuenta con multitud de funcionalidades útiles para responsables de administración y gestión. Con Viafirma es más fácil agilizar tus procesos documentales, optimizando recursos y creando un cambio óptimo y funcional. ¿A qué esperas?