¿Sabías que automatizar tareas puede ayudarte a mejorar la eficiencia de tu empresa? En las empresas del siglo XXI, dar el paso hacia la administración electrónica es algo que todas tienen que hacer si quieren sobrevivir. ¿Por qué? Porque los clientes no son los mismos que hace 10 años: ahora demandan inmediatez, facilidad y comodidad. Y el departamento administrativo, como corazón de toda la empresa, debe ser capaz de escuchar las nuevas demandas y ofrecer lo que necesitan. La digitalización en la gestión de procesos administrativos es el paso a tomar.
Enfocadas en satisfacer con garantías estas necesidades, los departamentos de administración están centrando sus esfuerzos en encontrar las mejores herramientas para digitalizarse y optimizar la gestión de sus procesos.
Qué es la digitalización en la gestión de procesos
Cuando hablamos de digitalizar la gestión de procesos, hacemos referencia a transformar procesos operativos que tradicionalmente se han efectuado de forma manual o en papel, a un formato digitalizado. Automatizaciones, herramientas digitales y crecimiento empresarial son otras de las palabras que implican este cambio, el cual afecta a todas las fases del proceso.
En la transformación del departamento de administración tienen cabida todo tipo de herramientas digitales. Desde soluciones diseñadas para facilitar la facturación a aquellas pensadas para facilitar la comunicación interdepartamental.
Sin embargo, no por elegir muchas vas a observar un mayor cambio. Lo importante es actuar de forma reflexiva y elegir aquellas que se adecuen a tu organización, tus clientes y tus necesidades. Te aseguramos que, sea cual sea la opción que escojas, una vez implementada, las aportaciones positivas que verás en tu organización te harán preguntarte: « ¿Por qué no hice esto antes? »
Ventajas de digitalizar los procesos administrativos
A continuación, te mostramos cuáles son las principales ventajas de digitalizar el departamento administrativo de cualquier empresa:
- Mejora la eficiencia operativa. Al utilizar soluciones digitales para tareas cotidianas y repetitivas, se reduce la posibilidad de cometer errores. Así, se acelera el flujo de trabajo y optimizan los recursos disponibles, ya que pueden dedicarse a tareas más complejas.
- Proporciona una visión estratégica del negocio, 360º, que facilita la toma de decisiones. Al optimizar los flujos de trabajo, se obtiene una visión más clara de los procesos de la empresa, que permite llevar a cabo un control más eficiente y tomar decisiones en tiempo real, sin postergarlas en el tiempo, y con fundamentos consistentes.
- Reduce costes a tu empresa y al medio ambiente. Al eliminar la necesidad de tratar con papel, se eliminan costes asociados a la impresión, almacenamiento y manipulación de documentos. Pero también se reducen costes medioambientales. Utilizar soluciones respetuosas con el medioambiente, innegablemente, potencia una imagen de marca responsable e innovadora en el mercado.
- Mayor nivel de seguridad y protección de los documentos. Llevar a cabo tareas administrativas de forma digital permite incorporar soluciones de seguridad que ofrecen una respuesta más sólida. Hablamos de encriptación, autenticación, códigos OTP o acceso restringido. Además, también es posible hacer copias de seguridad a las que recurrir en caso de problemas o necesidad de consultarlas o restauraciones, lo que garantiza la continuidad del negocio en casos de incertidumbre.
- Facilita la colaboración mutua y la comunicación interna. También se ven favorecidos entre compañeros y departamentos. Compartir documentación de forma rápida y segura simplifica la toma de decisiones colaborativas, fomentando, en consecuencia, un clima de confianza y coordinación entre los miembros del equipo.
Cómo implementar digitalización en la gestión de procesos administrativos
Como hemos comentado, elegir una herramienta digital u otra debe tomarse de forma estratégica después de considerar objetivamente qué necesita tu departamento. ¿Buscas digitalizar las facturas de la organización; o pretendes usarla de forma interna, por ejemplo? En algunas empresas, incluso, el departamento administrativo tiene asignadas funciones propias de Recursos Humanos. En estos casos, la digitalización del departamento podría envolver, del mismo modo, la emisión de contratos digitales o la firma de los mismos.
Sea cual sea la necesidad que tengas, la digitalización en la gestión de procesos administrativos debe hacerse en una serie de pasos:
Fases a seguir para digitalizar el departamento administrativo:
Fase de reflexión y planificación
La primera fase se caracteriza por analizar detenida y objetivamente cómo son los procesos actuales y qué queremos mejorar exactamente. Establecer objetivos puede resultar de utilidad para escoger las herramientas adecuadas.
Una vez elegidas, se detalla en un documento que se extenderá al personal del departamento cómo serán los flujos de trabajo a partir de ese momento y se les formará en las herramientas para que la implementación sea un éxito.
Fase de implementación
Puede ser la más tediosa de llevar a cabo. Es en esta fase en la que se realiza la implementación de las herramientas, la migración de los datos si así se requiriese y la configuración de las nuevas herramientas.
Fase de pruebas y analítica avanzada
La fase beta de digitalización en la gestión de procesos administrativos ya se ha llevado a cabo. Pero la integración no acaba ahí. Ahora es crucial realizar pruebas para identificar áreas de mejora y posibles errores con herramientas de analítica avanzada y la propia experiencia que adquiramos en el proceso.
Fase de despliegue organizacional
Una vez realizados los ajustes oportunos y corregido los errores, es la hora de extender la digitalización a todos los procesos del departamento, por parte de todos los trabajadores.
Sabemos que digitalizar los procesos administrativos es una tarea que debes planificar antes de llevar a cabo. Por eso, para hacerlo, confía en profesionales con gran recorrido en el sector. Viafirma, con más de 23 años de experiencia, ofrece soluciones de firma electrónica, referentes a nivel nacional e internacional. Empresas de todos los sectores han confiado en nosotros para poner en marcha la digitalización en la gestión de procesos administrativos