La transformación digital ha traído consigo una serie de herramientas y tecnologías que pueden aportar grandes beneficios a las empresas. eIDAS es un marco regulatorio para hacer que las interacciones electrónicas sean más rápidas, seguras y eficientes. Te contamos exactamente cuáles son sus funciones y qué ventajas puede ofrecer a tu empresa.
La digitalización ha permitido que la internacionalización de las empresas sea un proceso mucho más sencillo y menos costoso que antes. Ahora, cualquier empresa con una inversión mínima puede alcanzar a clientes de todo el mundo gracias al avance de las telecomunicaciones.
La interacción entre muchos de los procesos de negocios de las distintas empresas tiende a ser completamente digital. Esto ha conllevado también la creación de una serie de servicios y herramientas que hacen que toda la infraestructura funcione eficientemente , pero requiere de un marco jurídico que lo regule, le de consistencia legal y genere confianza, dos aspectos esenciales en los negocios digitales. De esta necesidad nace eIDAS.
eIDAS hace referencia en sus siglas a la Identificación electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza (AS). La regulación eIDAS, entró en vigor el 17 de septiembre de 2014, con plena aplicación desde el 1 de julio de 2016, tiene como objetivo establecer un marco operativo para que las interacciones electrónicas entre negocios, ciudadanos y la Administración sean más seguras, rápidas y eficientes, dentro de todos los territorios de la Unión Europea.
Las soluciones de identificación electrónica y los servicios de confianza que regula eIDAS son los siguientes:
- Identificación electrónica (eID)
- Firma electrónica (eSignature)
- Sello electrónico (eSeal)
- Sello de tiempo (eTimestamp)
- Certificados cualificados de autenticación de servicios web (QWAC)
- Servicio de entrega de electrónica certificada (eDelivery)
La importancia de la identificación (eID)
La identificación electrónica permite que tanto empresas como personas individuales demuestren de forma electrónica que son quienes dicen ser en el mundo virtual, poder tener acceso a ciertos servicios digitales o llevar a cabo transacciones online. Esto puede ser utilizado tanto en relaciones B2B como B2C, especialmente en aquellas que necesitan de una mayor seguridad por el alto valor de la venta.
Por lo tanto, la eID permite a las empresas acceder a nuevos mercados gracias a la identificación y autenticación de clientes actuales o potenciales en cualquier parte de la UE. Además, este proceso supone un ahorro de tiempo y de dinero enorme, que se puede invertir en otras cuestiones.
Cabe destacar que no todos los países reconocen el sistema de identificación de otro país, por lo que es recomendable comprobar el estado de notificación para cerciorarse. Toda la información a este respecto se puede encontrar en la web de la CEF, con el correspondiente contacto del órgano competente en cada Estado.
En el caso de que así sea, una persona en España puede comprar una bebida alcohólica, o cualquier otro producto con restricciones de edad, de un comercio online en Alemania únicamente identificándose con su DNI electrónico. De lo contrario, esta transacción sería tan complicada que ni siquiera valdría la pena hacerla.
Firma centralizada, una de las claves esenciales de eIDAS
La regulación de la firma electrónica es otro de los pilares normativos de eIDAS. Cabe destacar que este tipo de firma tiene la misma validez que la manuscrita tradicional gracias a la normativa EU 910/2014 que se aplica plenamente desde 2016 en todos los Estados de la Unión Europea. Esta establece una serie de directrices que luego se aplican a través de una ley en cada uno de los países, en el caso de España, la Ley 59/2003, parcialmente derogada por la aplicación de eIDAS.
La firma electrónica avanzada va más allá y necesita haber sido creada por medios que el firmante posee en exclusividad, identificarlo, detectar cambios posteriores que se hicieran en la firma y estar vinculado con la persona que firma.
Aunque pueda parecer un proceso complicado, no lo es y se puede llevar a cabo fácilmente gracias aplicaciones como las soluciones Viafirma. Su manejo es realmente sencillo e intuitivo, por lo que no hace falta ser un experto para contar con la mayor protección detrás de tu firma digital.
Al final del proceso de firma, lo que el usuario obtiene es un único documento en formato PDF dentro del cual está incluida toda la información necesaria, como los datos biométricos (velocidad de trazo, presión…), geolocalización, sellado de tiempo… Así, en el caso de necesitar demostrar la autenticidad de la firma, todo lo necesario se encuentra en un mismo lugar. Toda esta información se guarda de forma segura, cifrada y encriptada para que nadie pueda hacer uso del documento firmado de forma fraudulenta.
eIDAS contiene también una importante novedad: la regulación de la firma a distancia, también llamada firma centralizada o, comúnmente, firma en la nube. En este caso, el usuario se libera de la custodia de su propio certificado, con todas las ventajas que ello conlleva, desplazando la responsabilidad de custodia a entornos en la nube mucho más seguros que su propio PC o dispositivo móvil. Viafirma, con su solución Viafirma Fortress, apuesta por esta tecnología que transformará radicalmente los servicios de confianza e identidad digital, en la que entran en juego elementos como la autenticación robusta o los servidores HSM, que confieren a la firma en la nube un grado extraordinario de seguridad, dentro de la más absoluta confianza jurídica.
Como se puede ver, muchos servicios de eIDAS pueden ser utilizados de forma complementaria. Por ejemplo, si una empresa quiere hacer una compra aprovechando una oferta que tiene su proveedor y que acaba ese mismo día, gracias a la firma electrónica y al sello de tiempo, puede realizar el pedido antes de que termine la oferta y certificar que así ha sido.
El uso de la firma electrónica dentro del contexto empresarial conlleva una serie de beneficios que la hacen prácticamente imprescindible. La alta competencia en muchos mercados obliga a las empresas a tener que adoptar tecnologías innovadoras si no quieren que su competitividad se vea afectada con respecto al resto.
Lo que consigue la firma electrónica en este aspecto es una reducción notable de los costes, porque simplifica e incluso elimina muchos procesos que antes eran obligatorios. No hay necesidad de trasladarse hasta las oficinas de otra empresa y perder varias horas por culpa del desplazamiento y del tráfico. Ese tiempo del trayecto se reinvierte en tareas más necesarias.
No solo es un ahorro en tiempo, si no en la utilización masiva del papel, una de las mayores preocupaciones de las oficinas actualmente. El abuso del papel conlleva muchas desventajas, como problemas de organización, ocupan demasiado espacio, después es más difícil de encontrar lo que buscas, etc.
La adopción de herramientas como la firma digital forma parte del proceso de la transformación digital, por el que muchas empresas ya han pasado y comprobado en primera persona sus beneficios. Este va más allá de comenzar a utilizar una u otra tecnología, si no de modificar la forma de trabajo y de organización y la cultura de cada empresa para integrar de una manera orgánica y fluida estas herramientas dentro del sistema de trabajo y que así todo el mundo se beneficie.
Las transacciones entre empresas de diferentes países están a la orden del día. Por eso eIDAS resulta una regulación tan beneficiosa como necesaria para la forma actual de entender los negocios. Ofrece muchos beneficios para que cualquier compañía pueda ahorrar costes y desarrollar sus procesos de manera más segura y rápida. En definitiva, hace que funcionen más eficientemente.