¿Te preguntas por qué la firma electrónica de contratos puede beneficiar tu negocio? Tras la pandemia, herramientas digitales de este calibre son indispensables para las empresas que reciben y envían cada día cientos de documentos que deben ser firmados rápidamente sin necesidad de acudir personalmente a los sitios.
En este contexto analizaremos sus beneficios y cómo puedes implementar nuestra firma electrónica en tu empresa.
¿Por qué optar por la firma electrónica de contratos?
Contar con la firma electrónica para automatizar procesos transmite una imagen moderna de cara al mercado y la realidad es que los clientes priorizan aquellas empresas capaces de resolver trámites desde casa y de forma sencilla.
Además, la cantidad de documentación que generan los nuevos contratos pendientes de firma y cualquier tipo de anexo posterior deriva en acumulación de papeles en físico, generando costes de almacenamiento, riesgo de extravío y la pérdida de tiempo innecesario. Estos inconvenientes solventarse con nuestra solución de firma especializada en contratos electrónicos.
Por último, con nuestra firma electrónica de contratos contribuyes a reducir tu huella medioambiental evitando el uso de papel innecesario.
La firma electrónica de contratos online, completamente legal
Queremos dejar muy claro este aspecto. La firma electrónica de contratos es totalmente legal aunque aún estamos demasiado acostumbrados a acudir a la sede de la empresa para firmar el contrato en papel. Así que, si te proponen que la firma se haga electrónicamente, no sospeches.
Para despejar toda duda, Viafirma cumple con los requisitos establecidos por el Reglamento eIDAS que definiremos a continuación, la normativa europea más estricta en cuanto a identificación electrónica y servicios de confianza que regula la firma electrónica. Además, sirve también como modelo jurídico de la mayoría de países en Latinoamérica:
- Los datos deben estar exclusivamente vinculados con la persona que firma.
- Permite la identificación inequívoca del firmante.
- Para su creación se han usado datos que la persona firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
- Está vinculada con los datos firmados de tal manera que cualquier modificación ulterior de estos datos sea detectable y permita su invalidación.
Por otra parte, en su artículo 25 afirma que:
No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.
Por todo esto, puedes adoptar nuestra firma electrónica de contratos con total tranquilidad
Cómo firmar un contrato electrónicamente
Existen diversas maneras de utilizar la firma electrónica de contratos. Puede realizarse online o en persona. Su versatilidad le permite adaptarse a diferentes situaciones. Veamos algunas de las más comunes.
Firma de contrato a distancia
Uno de los casos de uso más útiles, actualmente, es la firma de contratos online. Es decir, a través de Internet.
No hay duda de que la pandemia ha fomentado el uso de soluciones orientadas al teletrabajo y a poder realizar trámites online, obligando a las empresas a hacer un esfuerzo tecnológico si desean mantenerse competitivas en su sector.
Te mostramos cómo Viafirma te permite enviar un contrato para su firma:
- La empresa que envía el contrato prepara toda la documentación a firmar y define el tipo firma que desea usar (Firma OTP SMS, firma biométrica, firma con certificado, etc.) y las evidencias electrónicas requeridas (Foto DNI, vídeo, locución de voz, etc.).
- El firmante recibirá la documentación y será notificado vía SMS o por correo electrónico.
- Pinchará en un enlace que le será facilitado y accederá a nuestra página de firma.
- El firmante podrá materializar la firma en remoto aportando las evidencias que exija la política de firma.
Firma de contrato presencialmente
En otros casos, la firma electrónica de contratos puede realizarse presencialmente. La preparación de la documentación es similar a la firma online. La diferencia radica en que ambos deberán estar en un mismo lugar y será la empresa quien ofrezca al firmante un dispositivo capaz de recoger el trazo biométrico de su firma
Una vez se firmen los documentos se generará automáticamente un documento probatorio o audit trail, un informe donde aparece toda la información del proceso de firma, tanto del histórico como del conjunto de firmas y evidencias electrónicas que se han recogido y que garantizan que es legalmente vinculante en caso de conflicto legal.
Viafirma: Soluciones de firma seguras e intuitivas para automatizar procesos
Viafirma te ayuda a culminar el proceso de transformación digital necesario para tu negocio, convirtiendo tediosos trámites basados en papel en procesos digitales eficientes
Nuestra firma electrónica se presenta como la manera más eficiente de cerrar acuerdos electrónicos. El número de empresas que la utilizan está aumentando rápidamente por la ventaja que supone poder cerrar acuerdos en cuestión de segundos.
Soluciones así permiten formalizar contratos a distancia con totales garantías, evitando cualquier desplazamiento innecesario y sin que sea necesario un certificado electrónico por parte de los firmantes