Digitalizarse es un paso muy importante que cualquier empresa tiene que dar. Por ello, es necesario seguir una serie de pasos para hacerlo satisfactoriamente: examinar internamente cómo está la empresa, sus debilidades y sus fortalezas; definir una estrategia de cómo se va a aplicar la digitalización e informar de todo el proceso a los empleados para que sepan qué cambios se han realizado y cómo les afecta. También ofrecemos un ejemplo de estas herramientas, la firma digital, que puede ser muy beneficiosa para este tipo de procesos.
La transformación digital se ha convertido en un proceso esencial que cada empresa debe realizar y adaptar a sus circunstancias. Al principio, puede resultar complicado o suponer un reto, por lo que es necesario contar con una guía para llevarla a cabo y saber qué pasos hay que dar para conseguir una transformación digital exitosa y que la empresa pueda beneficiarse de ella.
Por ello, a continuación repasaremos en seis pasos cómo digitalizarse de forma genérica y también ofreceremos algunas soluciones importantes, como la firma digital, que supone una gran ayuda para este proceso gracias a la movilidad que ofrecen este tipo de herramientas.
Define qué es digital para tu empresa
Todas las empresas pueden beneficiarse, en mayor o menor medida, de digitalizarse, pero cada una tiene que hacerlo a su manera, analizando sus circunstancias. Por eso, lo primero que hay que tener en cuenta es qué significa lo digital para tu empresa.
Hay que tener en cuenta muchos factores, como la industria en la que opera, las estrategias de la competencia, la madurez del sector, la escala de su actividad o cuál es su cadena de valor.
Este análisis nos da detalles sobre qué problemas y retos tiene una empresa concreta y cuáles hay que resolver. A partir de aquí, se puede trabajar con más información y los procesos y cambios que se apliquen serán más eficaces. Siempre es importante aplicar soluciones personalizadas y no establecer acciones generales sin abordar problemas específicos.
Establecer cómo aplicar la digitalización
Una vez que se tiene una idea clara de cuál es la situación general, cuáles son los retos que hay que afrontar y qué partes son necesarias digitalizar, el siguiente paso es establecer tácticas y acciones concretas para alcanzar los objetivos.
Estas acciones son muy variadas y dependen en gran medida del tipo de producto o servicio que ofrezca cada empresa. Por ejemplo, un rediseño de estos productos o servicios puede llevarse a cabo añadiendo un componente digital con la posibilidad de conectarse a la red. Esta es la base de la tecnología del Internet de las Cosas, tan en boga hoy en día.
Construir un entorno digital como base para el crecimiento de la empresa es esencial para tener una expansión sostenida en el futuro y ganar competitividad. Para desarrollar este tipo de ecosistema, es necesario hacer uso de tecnologías como el cloud computing.
La transformación digital ha hecho de la información, entre otras cosas, una materia prima esencial para el desarrollo y mejora de las actividades de cualquier empresa, permitiendo tomar decisiones de mucha mayor calidad.
Encuentra apoyo de los partners
La digitalización es un proceso que necesita expertos en diferentes materias a la hora de implementarlo correctamente, por lo que el apoyo entre socios es un paso muy importante para alcanzar los objetivos establecidos en los primeros puntos.
Además, al fin y al cabo, los recursos de una empresa son limitados. Los socios permiten acceder a estrategias y tácticas más sofisticadas para afrontar los retos planteados.
Estos socios tienen diferentes funciones a lo largo del proceso, todas ellas de gran importancia para el éxito del mismo. Estos pueden ofrecer servicios de asesoramiento para ayudar a la integración de la tecnología digital, acelerando la transformación e incluso siendo esenciales para la consecución de esta.
Además, este tipo de aliados pueden ser de gran ayuda gracias a sus propias experiencias implementando la transformación digital, aprender de los errores de los demás y también de los éxitos conseguidos en casos similares para tener una guía mucho más útil.
Prepara un programa de formación para los empleados
Una vez integrada toda la tecnología, los empleados necesitan formación para adaptarse a esta nueva forma de trabajar, que al final será más eficiente y satisfactoria para todos (trabajadores y clientes), pero que necesita un periodo de transición y adaptación de la nueva cultura corporativa.
Para completar con éxito esta fase, es importante celebrar una reunión con todos los implicados para explicarles en qué consiste el plan y la visión de la empresa, de modo que comprendan los cambios que se van a realizar y tengan conocimiento de todo lo que se está haciendo en la empresa.
Después, es probable que sea necesaria una formación más técnica de las nuevas herramientas integradas, en la que se explique su funcionamiento y las ventajas que ofrecen en el trabajo diario.
Las plantillas en las que hay transparencia funcionan mejor, ya que se sienten más integrados con la empresa y parte de ella, lo que hace que se impliquen más.
La firma digital y su movilidad dentro de la transformación digital
Hasta ahora, ha sido una breve aproximación a la digitalización sin entrar en detalles de qué herramientas y tecnologías se utilizan en estos procesos. A continuación, veremos una de ellas en concreto y conoceremos qué ventajas ofrece en el marco de la transformación digital: la firma digital.
Este tipo de firma está totalmente amparada por la legalidad vigente en la Unión Europea gracias al reglamento UE 910/2014. Viafirma Suite cumple con todos los requisitos de la firma electrónica avanzada por lo que todos los documentos firmados a través de ella son legalmente vinculantes y pueden ser admitidos como prueba ante cualquier tribunal.
Después de conocer la seguridad jurídica que ofrece la firma electrónica, debemos conocer una de sus grandes ventajas que ayudan en gran medida a mejorar la competitividad de las empresas: la movilidad.
Viafirma creó el concepto de firma universal para dar mayor importancia al beneficio de la movilidad. La firma universal permite utilizar la Suite en cualquier dispositivo, en cualquier sistema operativo y en cualquier lugar.
Esto permite que ninguna empresa se vea atada u obligada a utilizar un determinado terminal o tenga que hacer un gasto extra comprando nuevos materiales para adaptarse a las necesidades del producto adquirido.
La movilidad conlleva una serie de ventajas imprescindibles para que una empresa sea competitiva hoy en día. En primer lugar, supone un considerable ahorro de costes, ya que la firma digital elimina el uso del papel, mejorando la organización, evitando la pérdida accidental de documentos importantes y contribuyendo al cuidado del medio ambiente.
Además, las soluciones de firma digital permiten llevar siempre encima (en el móvil, el portátil o una tableta) los documentos necesarios para cerrar un acuerdo y hacerlo en el mismo momento, sin tener que ir a la oficina ni concertar otra reunión para colocar la firma definitiva necesaria.
En definitiva, digitalizarse es un proceso por el que todas las empresas deben pasar si quieren seguir siendo competitivas en el mercado actual, pero debe hacerse de forma planificada, con objetivos claros y conociendo los problemas y retos internos que se plantean. Quieren afrontarlo.
Entre todas las herramientas que ofrece la transformación digital, la firma digital es una de las principales que hay que tener en cuenta gracias al beneficio que aporta a cualquier tipo de empresa.