La Comisión Nacional de Energía (CNE) es la institución dependiente del Ministerio de Energía y Minas de República Dominicana que se ocupa principalmente de la gestión operativa de las políticas energéticas y cumplimiento de las leyes relacionadas en el país.
La Comisión Nacional de Energía pretende velar por el cumplimiento y ejecución de las leyes y normas que regulan la política energética nacional para cumplir con su misión de impulsar el desarrollo sostenible y eficiente del sector energético dominicano. La visión de la Comisión Nacional de Energía consiste en posicionarse como una institución de referencia en la planificación energética y cumplir con los objetivos de fomento al desarrollo de una manera eficiente y óptima.
La digitalización de la Comisión Nacional de Energía
Necesitaban firmar documentos digitalmente y que fuera legal
La Comisión Nacional de Energía acudió a Viafirma a finales de 2018 para poder firmar digital y legalmente los documentos que gestionaban día a día dentro de la institución, principalmente a nivel interno entre los propios empleados, de una forma ágil y sencilla.
Por otro lado, la Comisión Nacional de Energía requería de una solución de firma desatendida que les permitiera emitir determinadas autorizaciones y certificaciones dirigidas a agentes externos a la institución. Estos documentos mencionados se obtienen tras la contratación de datos contra la base de datos interna por lo que no precisan de una revisión o validación de ninguna persona en concreto, y simplemente tienen que ser firmados de forma automática tras su generación.
¿Cómo ayudamos a la Comisión Nacional de Energía?
El proyecto de la Comisión Nacional de Energía atendía a diferentes necesidades de firma digital de documentos interrelacionadas entre sí. Por un lado, necesitaban de un sistema que les permitiera intercambiar y firmar documentos a nivel interno entre los empleados de la propia institución, quienes harían uso de sus propios certificados digitales para las peticiones de firma o visto bueno. Para este propósito, se prestaron los siguientes servicios:
- Emisión de certificados digitales para empleados de la institución emitidos y almacenados por un servidor seguro (HSM)
- Proveer de un portafirmas digital (Viafirma Inbox)
Estas medidas permitieron evitar el desplazamiento del personal y la gestión en físico y traslado de documentos entre los diferentes departamentos involucrados, consiguiendo reducir los costes administrativos asociados a estos procesos, así como ahorro directo de la reducción de impresión y manejo de documentos en papel.
Para este propósito, se integró el software Viafirma Inbox con la solución de firma centralizada (Viafirma Fortress).
Además, también se llevó a cabo el desarrollo de una web app personalizada para la verificación de documentos firmados digitalmente.
Todas estas soluciones interactúan conjuntamente para suplir todas las necesidades de la institución, contemplando distintos escenarios y entornos de firma: multi-firma, firma en lote, firma desatendida, delegación de firma etc.
¿Cuáles fueron los resultados obtenidos?
Tras el lanzamiento y puesta en marcha del proyecto de transformación digital, la Comisión Nacional de Energía ha incrementado el uso año tras año según han ido identificando nuevas oportunidades internas que optimizar y agilizar.
Cientos de documentos son gestionados y firmados digitalmente por la institución de forma ágil y sencilla desde la colaboración con Viafirma.
Entre los principales logros podemos destacar:
- Uso web de plataformas externas sin necesidad de integración
- Desarrollo de portal web de verificación de documentos firmados
- Reducción del uso del papel en beneficio del medio ambiente
- Instauración de procedimientos de firma remota
- Independencia geográfica, horaria y tecnológica.
- Reducción de costes y gastos administrativos y número de desplazamientos
- Optimización de procesos documentales internos
- Incremento de la eficiencia de los equipos de trabajo (reducción de tiempo)
- Aporte de seguridad y legalidad en los trámites
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