Incorporar la firma digital de documentos en el ERP de una empresa, ayuda a agilizar y optimizar los procesos. Comentamos el caso de éxito de Gesforma y cómo se puede gestionar documentos mediante la firma digital en ERP.
Gesforma es un ERP especializado en automatizar la gestión de formación programada de FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo).
Se trata de un software especializado en la gestión de todo el negocio dirigido a la formación programada a empresas (cursos bonificados), pero también permite gestionar formación privada y servicios de consultoría, por ejemplo: contratos de formación y aprendizaje, LOPD, PRL, etcétera.
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales para la planificación de recursos empresariales. Programas que se hacen cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución incluyendo recursos humanos, aportando ventajas de automatización de procesos, disponibilidad de toda la información en una misma plataforma e integración de las distintas bases de datos, generando ahorro de tiempo y de costes; ofrecen integración con soluciones de Business Intelligence que permiten realizar informes detallados del estado de la empresa para analizar y mejorar procesos internos como marketing y ventas.
Firma digital en ERP como estrategia de Desforma
Gesforma ha incorporado nuestro producto Viafirma Documents, a través de un servicio Cloud, para la firma electrónica de la documentación que el propio programa genera. Además, facilita esta herramienta a sus clientes a través de sus propios servicios. Todo esto les permite disponer del documento firmado y del documento de auditoría de firma, como ha explicado en su video ilustrativo la Empresa Dimas y Rodríguez Servicios de Formación y Consultoría, propietaria del producto.
Viafirma Documents es un software de firma digital que permite firmar documentos (formatos PDF, DOCX, ODT) en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Los documentos firmados reciben un tratamiento legal para cumplir con la normativa vigente en toda la Unión Europea (Reglamento elDAS) y contienen un informe de auditoría que incluye:
- Todos los registros
- Eventos
- Evidencias recogidas durante el proceso de firma
El resultado
Gracias a la implantación de la firma digital en ERP, Gesforma ha conseguido una gestión más eficiente y ecológica de su operación, con un ahorro importante del tiempo de gestión de documentación y la disminución del papel usado. Para sus clientes, una comunidad de más de 170 gestores, además de estos resultados de ahorro, le ha representado la automatización de su gestión, revalorizada en el complicado escenario de 2020 debido a las dificultades existentes para la firma presencial de documentos.
Firma digital: Escenario actual y beneficios
En el escenario actual creado por la crisis del COVID-19, debido a la necesidad de paralizar múltiples trámites de carácter presencial, las operaciones de autenticación y firma digital se presentan como una solución. Paralelamente, el uso de la firma digital trae consigo la posibilidad de incorporar los beneficios de otros recursos y servicios relacionados, que están en constante evolución:
- Flexibilidad. Es un portafirmas electrónico flexible que sustituye al portafirmas tradicional.
- Ahorro de tiempo y costes. Ahorra tiempos y costes en la gestión de documentos pendientes de firmar, dotándolos de un flujo potente de firmas o vistos buenos.
- Agilidad para administrar los certificados. Al ser una solución en la nube, permite controlar y administrar los certificados digitales, sin necesidad de instalación en ningún dispositivo. Cuenta con autenticación robusta de identidades, y control de permisos sobre certificados, permitiendo mayor flexibilidad y control en la gestión y firma de documentos.
Gesforma es un caso de uso de la firma digital en ERP; representa a una empresa proactiva con su experiencia como valor diferencial, trabaja la programación a medida para implementar adaptaciones personalizadas que permiten mejorar la eficiencia del cliente, y cuenta con una amplia comunidad de gestores que ya han automatizado su operativa. Esta Empresa trabaja como asociados colaboradores de Autoforma, la Asociación Nacional de Gestores de Formación.
Panorama de los proveedores de ERP en España
El mercado de ERP español sigue creciendo, catalizado por el aumento de la aceptación de la nube y de las soluciones SaaS. Las empresas cada vez contratan más servicios en la nube para sus software empresariales más críticos, y con ello la oferta de los productos online de ERP está creciendo.
La empresa Panorama Consulting Solutions en su informe de investigación Reporte de Sistemas de ERP y Software Empresarial 2016 sobre las tendencias y preferencias de diferentes sectores señala que, en promedio, las organizaciones invierten el 6.5% de su ingreso anual en proyectos de ERP, porque le representa un aumento de la productividad y el retorno potencial de parte de su inversión, señalando como razones que lo justifican:
