¿Eres empresario o responsable de una empresa? Sigue leyendo, este artículo te interesa. Hoy te traemos 7 usos de la firma electrónica para tu empresa.
La importancia de la transformación digital
La transformación digital en las empresas es un requisito indispensable que cada negocio aborda de forma diferente. Es indudable que nos encontramos en medio de un momento de cambio, sin embargo, no todas las empresas están evolucionando a la misma velocidad. Mientras algunas ya han experimentado una digitalización agresiva, otras únicamente adoptan técnicas digitales cuando la ley lo exige.
Por su parte Europa y todos los estados miembros están haciendo grandes esfuerzos para que las empresas se digitalicen lo antes posible con el objetivo de que sean más eficientes, más transparentes y puedan interactuar en todo el territorio de la Unión, haciendo el mercado único una realidad, también en el entorno digital. Para ello, se puso en marcha la normativa eIDAS, que define entre otras cosas el escenario legal que permite la firma digital de documentos y autenticación de firmantes entre los países miembros.
La firma digital: Misma validez legal que la manuscrita
Es normal que cuestionemos la validez legal de la firma electrónica, puesto que antes de empezar a usarla, lo principal es contar con las garantías legales necesarias. De acuerdo a la nueva normativa eIDAS, hay tres niveles diferentes de firma con diferentes rangos de legalidad.
- Firma electrónica simple: Es la de menor nivel de seguridad. Son los datos electrónicos anexos a otros datos electrónicos, o asociados de manera lógica con ellos, que utiliza el usuario para firmar. Produce efectos legales y es un elemento de prueba admisible ante un tribunal, aunque es posible que tenga que complementarse con otros elementos de prueba.
- Firma electrónica avanzada: Es aquella que se encuentra vinculada al firmante de manera única. Permite identificar al firmante. Ha sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo y está vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable. Este tipo de firma asegura la identidad del firmante y la integridad de los datos, por lo que ofrece mayor garantía legal.
- Firma electrónica cualificada: Es una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.
¿Dónde puedo hacer uso de la firma digital?
Una vez aclarada la necesidad de una transformación digital y la equivalencia legal de la firma electrónica con la firma manuscrita, pasamos a ver diferentes aplicaciones de esta.
Consentimientos informados en el entorno sanitario
Si trabajas en el entorno sanitario sabes que debido a la sensibilidad de los datos hay muchísimos procesos que requieren autorización. De hecho, no es posible hacer un ingreso sin dichas autorizaciones.
El uso de la firma digital no solo ahorra tiempo a los sanitarios, sino que aporta una mejor experiencia de usuario al paciente.
Para cerrar acuerdos desde cualquier parte
La firma electrónica te permite firmar documentos desde cualquier parte y con la misma validez que la manuscrita. De esta forma no necesitas estar físicamente con tu cliente o proveedor, ni enviar contratos por mensajería, lo que te permite ahorrar tiempo y recursos.
Para contratos mercantiles en ferias, aeropuertos y visitas comerciales
Si tu sector requiere de mucha movilidad, ya sea visitar ferias o hacer acciones de marketing directo en centros comerciales, aeropuertos o cualquier otra situación en la que haya un alto volumen de afluencia de personas que solo van de paso, nuestras soluciones pueden servirte como aliado en tu trabajo.
Factura Electrónica
A no ser que trabajes con la Administración Pública y determinados casos específicos, en España no estás obligado a utilizar la factura electrónica, sin embargo, es algo que deberías considerar.
Con esto, no solo simplificas los trámites y ahorras en costes de envío, almacenaje y papel, sino que fomentas la transparencia a la vez que das buena imagen.
Incrementar la productividad de tus empleados
En el entorno en el que trabajamos, las soluciones de movilidad son un requisito indispensable para garantizar que tu empresa es lo suficientemente eficiente. Incorpora soluciones que permitan trabajar desde cualquier lugar y dispositivo, sin necesidad de perder tiempo en los desplazamientos.
Contratación pública
Todo procedimiento de postulación y arbitraje puede llevarse a cabo de manera electrónica. Tanto la consignación de documentos, su evaluación y la posterior decisión pueden firmarse online.
Delegación de tareas
Viafirma Inbox, nuestro portafirmas electrónico, permite la delegación de tareas y la creación de flujos de firma entre las diferentes personas de tu equipo, de manera que en ningún momento habrá documentación pendiente de revisar.
Esperamos que este artículo te haya servido para conocer algunos usos de la firma digital que van más allá del uso de certificados digitales para trámites personales