Según Wikipedia, productividad es la relación entre la cantidad de producto obtenido de un sistema de producción y los recursos utilizados para esta producción. También se puede definir como la relación entre los resultados y el tiempo empleado para obtenerlos. Es decir, cuanto menor sea el tiempo empleado para obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema.
A continuación, haré una analogía entre 5 conceptos relacionados con el término y cómo su aplicación en las organizaciones se ve incrementada si se combina con la firma electrónica.
Cómo ganar productividad con la firma electrónica
Definir y promover una cultura corporativa
- Productividad tradicional: Es crucial diagnosticar la cultura de la empresa y moldearla en la dirección adecuada. La mejora en este aspecto suele ser responsabilidad de los niveles más altos de la empresa, como los directivos.
- Aplicación con firma digital: Facilita impulsar conceptos clave como la innovación, la responsabilidad social corporativa y la adopción de nuevas tecnologías. Estas ventajas son esenciales si su empresa persigue estos valores.
Dedicar tiempo a evaluar, contratar y desarrollar a los empleados
- Productividad tradicional: Los departamentos de Recursos Humanos, junto con los directivos, mejoran el proceso de contratación y aumentan la eficiencia laboral eligiendo a profesionales experimentados y capaces de liderar equipos.
- Aplicación con firma digital: Con la firma electrónica, el departamento de RRHH mejora su eficiencia mediante la automatización de procesos, incluyendo la firma de documentos importantes, lo que ahorra tiempo y recursos.
Cultivar la confianza y los canales de comunicación
- Productividad tradicional: La gestión manual de documentos y procesos administrativos puede ser lenta y propensa a errores.
- Aplicación con firma digital: Con la implantación de la firma electrónica en una organización nos centramos en la última fase de este punto; los recursos necesarios para conseguir los resultados. Además, con un software de firma adecuado se pueden crear flujos de trabajo de firma, creando así un nuevo canal de comunicación interna.
Haga que su equipo trabaje de forma sincronizada
- Productividad tradicional: El director general de la empresa debe preocuparse por formar un buen equipo, con diferentes responsabilidades y experiencias, para que el trabajo en conjunto sea enriquecedor. Pero una vez formado este equipo, no basta con confiar responsabilidades, hay que reconocer los talentos y ponerlos a trabajar sincronizadamente bajo su supervisión.
- Aplicación con la firma digital: La sincronización de todo el sistema es fundamental para ser productivos. Por eso, las «agendas de firma electrónica» permiten almacenarlas, funcionando de forma similar a un cliente de correo electrónico, organizando y sincronizando todos los documentos firmados o por firmar.
Fomentar la colaboración y resolución de conflictos
- Productividad tradicional: Un buen empresario debe tomar medidas concretas cuando surgen conflictos en la empresa.
- Aplicación con la firma digital:El no repudio de la firma electrónica reduce los conflictos internos debido a la imposibilidad de atribuir la autoría de error cometido al firmar responsabilidades delegadas. Así, las acciones quedarán registradas y atribuidas inequívocamente a la persona delegada.
Como puede observar, además de las ventajas inherentes de la firma electrónica, como la reducción de tiempo, costos y burocracia, el uso de firmas digitales puede aumentar significativamente la productividad empresarial.