El auge del comercio electrónico y los modelos de negocio online son algunos de los factores que han contribuido a que nos encontremos en un momento de bonanza para las empresas distribuidoras. Sin embargo, el proceso de transformación digital, a veces complejo, debe ir de la mano. En este artículo te contamos cómo apostar por la firma digital en el sector distribución supone un factor clave de éxito.
El incremento de las compras online, el desarrollo de las grandes plataformas como Amazon o eBay, así como la digitalización de muchos negocios han llevado a que la demanda del cliente cambie y por lo tanto sus necesidades también.
Tal y como se explica en un estudio de Deloitte, otros factores que han tenido gran repercusión en dicho proceso son:
- La digitalización
- El aumento de la competencia
- El incremento en la demanda de los usuarios
- Las innovaciones en los productos o la desintermediación.
La transformación digital se ha convertido para las empresas distribuidoras en una realidad y en muchos casos en un factor clave de éxito para poder acometer el volumen de peticiones que tienen que afrontar.
Las empresas distribuidoras necesitan manejar gran cantidad de documentación y además, cuentan con muchos procesos en los que intervienen diferentes responsables. Es por ello por lo que la aplicación de soluciones que los agilicen, digitalizándolos, supone una gran ventaja. Así, las soluciones de firma digital como Documents, resultan un aliado clave para el éxito de las empresas de distribución, ahorrando tiempo y proporcionando la flexibilidad que necesitan.
Documents hace uso de la firma digitalizada o firma biométrica. Esta es la firma manuscrita electrónica que se realiza sobre tabletas gráficas, usualmente en centros comerciales o en la recepción de paquetes en servicios de mensajería. Este tipo de firma es legalmente vinculante y admisible como prueba válida ante cualquier tribunal gracias a que las soluciones de Viafirma cumplen con todos los requisitos de la firma electrónica avanzada. Todo esto está apoyado en el reglamento eIDAS ( EU 910/2014) , de aplicación en toda la Unión Europea .
A continuación, se explican algunas de las ventajas que ofrece la inclusión de soluciones basadas en firma digital en el sector distribución.
7 Ventajas de usar soluciones basadas en firma digital para las empresas distribuidoras
Reducción de los costes
Uno de los beneficios que aporta la firma digital en el sector distribución es precisamente la reducción de costes tanto de almacenamiento, como de papel y por supuesto ambientales. Además, si la herramienta cuenta con facilidad para la integración con el resto de soluciones e-business corporativas (CRM, ERP, etc.), rebaja e incluso elimina costes de integración, mantenimiento, tiempos de procesado o de aprendizaje.
La necesidad de mensajería para firmar cualquier contrato, o modificación de servicios, siempre que no haya entrega o recepción física de mercancía, puede eliminarse completamente.
Se le suma a todo esto el ahorro de elementos para la impresión, etc. Con la firma digitalizada, todo esto se minimiza o desaparece puesto que permite que se sustituya por la generación, proceso y archivo digitales.
Mayor agilidad en los procesos
Las empresas distribuidoras, sobre todo las de mayor tamaño, cuentan con muchos procesos y largas cadenas de jerarquía que pueden llegar a ralentizar mucho el trabajo ya que se necesita la aprobación de cada una de las partes.
Gracias a este tipo de soluciones de firma digital, estos procesos se agilizan y no se entorpece el trabajo de nadie por culpa de los inevitables retrasos. De esta forma, la eficiencia de la compañía aumenta considerablemente.
Mayor movilidad
No sólo hay un ahorro en ese sentido, sino que la movilidad inherente a este tipo de firmas evita desplazamientos innecesarios. Las reuniones para llegar a acuerdos son constantes, pero a la hora de firmarlos, no es necesario estar en el mismo lugar al mismo tiempo. De esta forma, no se pierde ni tiempo ni dinero en medio de atascos.
Además, gracias a Viafirma Fortress, la movilidad para el usuario es completa. Esta solución permite el uso de la firma centralizada o firma en la nube. Esto elimina la responsabilidad del propietario del certificado a estar preocupado constantemente de dónde guardarlo. Al tenerlo en la nube, está permanentemente accesible y con unos estándares de seguridad más altos que en cualquier ordenador o teléfono móvil.
La movilidad supone una gran ayuda para el departamento comercial, que está constantemente negociando con proveedores y otros partners necesarios para mantener a la empresa en funcionamiento y poder expandirse. La firma digital lo que evita es que ninguna de las partes reconsidere los términos y se eche atrás. En el momento en el que se acuerda algo, se firma, gracias a la movilidad que aportan este tipo de soluciones.
Mayor flexibilidad al firmar contratos
Al hablar de beneficios de la firma digital en el sector distribución hablamos, una vez más, de movilidad, una de las claves de los grandes beneficios de la firma digital. El departamento comercial está constantemente negociando con proveedores y otros partners necesarios para mantener a la empresa en funcionamiento y poder expandirse. Y, no solo hablamos de movilidad dentro de una ciudad, sino viajes a ferias comerciales o cerrar acuerdos con empresas de otros países.
Igualmente, en el momento de la recepción, tanto si se trata de B2B como B2C, la implementación de soluciones de firma digital simplifica el proceso y evita las pérdida de albaranes y otros documentos.
Mayor seguridad en la firma
Si no hay una correcta organización, los contratos firmados en papel correr el peligro de extraviarse o de destruirse por causas externas (un incendio o unas inundaciones, por ejemplo). La firma digital, gracias a su almacenamiento en la nube, hace imposible que ocurran estos accidentes.
Este tipo de firmas, además, contiene más elementos y maneras de que sea aún más segura, como los datos biométricos, la geolocalización o el sellado de tiempo. Todo esto se encuentra codificado y encriptado dentro de un único archivo y cumpliendo estrictamente con la legalidad vigente.
Mayor control y mejor defensa contra fraudes en entregas
Es mucho más fiable jurídicamente la entrega de una mercancía con una firma en Documents, que el simple garabato en un papel, pues en el acto de la firma se pueden recoger no sólo la inimitable “huella” grafológica, sino que se pueden recoger la hora y el sitio exactos de firma, y otras evidencias técnicas o biométricas que hacen irrepudiable el acto de recogida y la identidad del receptor y mejoran el control de entregas, pudiéndose incluso en alguna herramienta como Documents ver en tiempo real el mapa de todas las entregas de la compañía.
Mejora de la satisfacción de los clientes
Todos estos beneficios mencionados anteriormente tienen una repercusión directa y muy positiva en la satisfacción de los clientes.
El ahorro de costes, tanto económico como de tiempo, permite destinar esos recursos a otras cuestiones más importantes y mejorar su servicio, además de ser más responsables con el medio ambiente. Además, ¿a quién le gusta desplazarse para cambiar un contrato? ¿firmar un alta? ¿dar un consentimiento de una modificación de un servicio? Por ello, ofrecer la posibilidad de hacerlo vía digital desde el móvil o el ordenador es motivo para que muchos clientes elijan los servicios de la distribuidora. La mejora de eficacia y de competitividad de una empresa distribuidora termina beneficiando a los clientes de ésta.
Mayor responsabilidad con el medio ambiente
La última ventaja de la firma digital en el sector distribución es eliminar el papel del funcionamiento de una empresa (oficina paperless), un beneficio directo con el medio ambiente. El efecto positivo que tiene una compañía es mucho mayor que el de una única persona, por lo que es aún más importante tener una conciencia responsable.
Entre la ciudadanía, la responsabilidad con el medio ambiente es algo muy valorado actualmente, por lo que prescindir del uso del papel también puede resultar beneficioso para la imagen y posicionarse como una empresa concienciada.
La firma digital en el sector distribución, una solución beneficiosa
En definitiva, la adopción de herramientas de firma electrónica es una decisión muy beneficiosa para todos los procesos dentro de una empresa distribuidora, que termina repercutiendo en el servicio ofrecido a los clientes y en su satisfacción.
Empieza a utilizar la firma digital en el sector distribución con Viafirma. Las soluciones de Viafirma son herramientas muy sencillas de utilizar y fácilmente adaptable para cualquier empresa, sin necesidad de que sus empleados tengan grandes conocimientos de informática o tecnología, como bien demuestra esta guía práctica para implantarla en una oficina.